Tre principi che ci possono guidare nelle implementazioni complesse di SAP

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Quali sono i principi che devono guidarci nelle implementazioni di SAP in aziende complesse e molto strutturate?

Sebbene si tratti di un argomento complesso, sul quale differenti consulenti potrebbero avere differenti opinioni, un buon inizio potrebbe essere:

• Cercare di usare le “Best Practice”
• Standardizzare il più possibile
• Cercare di limitare le modifiche a SAP

Principio #1: considerare le Best Practice.

Abbiamo già dedicato vari post all’argomento Best Practices.

Secondo SAP una Best Practice è uno standard industriale, il modo accettato da chi lavora in un certo settore un settore di fare qualcosa che funziona.

Una best practice è un metodo o una tecnica che ha costantemente dimostrato risultati superiori a quelli ottenuti con altri mezzi e viene utilizzata come riferimento.

Le Best Practices di SAP non vi diranno come gestire la vostra azienda nel modo migliore, ma vi aiuteranno a progettare processi che soddisfino tutti i requisiti legali, effettuino le corrette registrazioni nei conti finanziari, si integrino correttamente con altre applicazioni e processi aziendali, etc.

È un buon punto di partenza se si desidera accelerare l’implementazione dell’ERP.

Permette infatti di avere una rapida anteprima e comprensione delle applicazioni e dei processi SAP.

Ovviamente ci sono opinioni diverse sull’utilizzo delle “best practice” di un fornitore di software.

Si dice ad esempio che seguendole diventerete “come tutti gli altri” e non sarete competitivi sul mercato, e che SAP chiama “Best Practice” semplicemente il modo in cui funziona il suo programma.

SAP risponde a queste critiche dicendo che un’organizzazione deve essere in grado di riconoscere e distinguere quali sono le competenze chiave e quali sono i processi che non aggiungono nessun valore e non contribuiscono alla riduzione dei costi, all’aumento del fatturato o al miglioramento dei margini.

Qualunque processo può creare un vantaggio competitivo, un valore aggiunto per la vostra impresa.

L’identificazione di quale siano i processi che vi distinguono positivamente dai concorrenti e non devono essere cambiati per essere adattati al funzionamento standard di SAP è un passaggio chiave nell’implementazione di un software gestionale.

Principio #2: Standardizzare il più possibile

Il secondo aspetto da considerare è l’armonizzazione e la standardizzazione.

Uno degli obiettivi dell’implementazione di un programma gestionale è il raggiungimento della massima efficienza possibile nei processi aziendali.

Ci sono tre livelli di un’architettura aziendale che sono soggetti ad armonizzazione e standardizzazione:

1. L’architettura dei processi aziendali

2. L’architettura dei dati

3. Architettura delle applicazioni

Che cosa vuol dire armonizzazione e standardizzazione quando parliamo di processi aziendali?

Armonizzazione dei processi si riferisce all’unificazione di diversi processi aziendali in un unico modello globale. L’armonizzazione trova il miglior compromesso possibile tra una situazione con troppi processi e una troppo rigida, con pochi processi che non si adattano alla complessità del mondo.

Standardizzazione si riferisce al processo di riduzione la variazione all’interno del singolo processo.

Il risultato è un insieme limitato di processi aziendali.

I processi avranno un flusso standard in tutti i paesi ed in tutte le sedi, che consentirà di confrontare e misurare ciò che succede.

La seconda standardizzazione è quella dei dati del gestionale.

I dati sono un patrimonio aziendale spesso sottovalutato, mal gestito e non armonizzato.

Se i dati sono armonizzati, è possibile ridurre lo sforzo necessario per pulirli e manipolarli per trasformarli in informazioni utili.

La standardizzazione dei dati in una impresa consiste in modelli di dati comuni, in cui tutti gli elementi e i campi dei dati sono utilizzati nello stesso modo in ogni sede dell’azienda.

Normalmente si parla molto di armonizzazione dei processi, ma i processi non saranno mai veramente armonizzati se non si basano su definizioni di dati armonizzate. Non bisogna permettere che i diversi Paesi utilizzino gli stessi campi di dati di SAP per scopi diversi.

Infine, i principi di armonizzazione e standardizzazione si applicano anche all’ambiente tecnico di SAP.

È infatti opportuno ridurre al minimo il numero di sistemi nell’infrastruttura IT, eliminando le ridondanze e semplificando il sistema (ad esempio minimizzando il numero di applicazioni che si interfacciano con SAP).

Principio #3: cercare di limitare le modifiche a SAP

Quando si tratta di un’implementazione SAP, molti suggeriscono di utilizzare la configurazione standard e di evitare per quanto possibile sviluppi personalizzati (“customizations”).

In questo modo si possono ridurre i costi di implementazione, la complessità del progetto ed i tempi di implementazione.

Inoltre soluzioni pesantemente personalizzate e sviluppate sono l’origine della maggior parte dei problemi che vedo lavorando come consulente.

I cambi veramente inevitabili devono essere implementati in conformità con gli standard e le procedure di SAP, riducendo il più possibile l’impatto sul nucleo del software garantendo la compatibilità con le versioni future.

SAP ha previsto nel codice sorgente delle applicazioni standard dei punti dove i clienti possono aggiungere il proprio codice personalizzato per soddisfare determinate funzionalità.

Questi punti sono chiamati “exit” (“uscite”). Si tratta del modo consigliato per personalizzare il programma, in quanto i miglioramenti non influiscono sul codice sorgente del SAP standard e non vengono influenzati dall’aggiornamento del pacchetto SAP.

La personalizzazione deve essere quindi fatta a un livello più alto all’interno del sistema, attraverso interfacce di programmazione delle applicazioni (API) e non modificando il kernel (nucleo) di SAP.