SAP Supplier Relationship Management (SRM) – cosa è?

SAP Supplier Relationship Management (SAP SRM) è un insieme di strumenti sviluppati da SAP per facilitare il lavoro con i subcontrattisti e rafforzare il legame della nostra impresa con loro – per questo ho scelto l’immagine della catena di acciaio per questo articolo.

Ogni impresa deve comprare beni o servizi – fossero anche solo PC e telefoni per lavorare. Le imprese manifatturiere trasformano le materie prime, le imprese automobilistiche assemblano migliaia di componenti prodotti dai subcontrattisti ed anche imprese di servizi (ad esempio studi di ingegneria) possono aver bisogno di subcontrattare delle attività.

SAP Supplier Relationship Management aiuta a gestire questo processo. Gli strumenti offerti appartengono a varie aree funzionali – le macro aree più importanti sono Sourcing, Procurement e Contract Management.

Sourcing: si tratta della fase nel quale viene investigato il mercato e si cercano i potenziali subcontrattisti. In questa fase è necessario definire quali sono gli obbiettivi che si vogliono raggiungere, i vincoli ed il tipo di subcontrattisti con i quali si vuole lavorare (spesso il costo non è l’unica variabile, e magari non è neanche la più importante).

SAP SRM aiuta ad effettuare una analisi di mercato, identificare potenziali subcontrattisti, valutarli ed inserirli in una lista di imprese approvate, svilupparli se manca qualche attributo (ad esempio una certificazione).

Procurement: una volta che sono stati identificati e contattati i fornitori il passaggio successivo è quello del Procurement – il momento nel quale viene effettivamente acquistato il bene o servizio necessario al funzionamento dell’impresa. SAP ci viene incontro formalizzando il processo – in generale il tipo di autorizzazioni necessarie varia da impresa a impresa (e normalmente anche in funzione dell’importo del contratto). Come regola generale si inizia normalmente con una richiesta di acquisto (“Purchase Requisition”) che se approvata si trasforma in un ordine di acquisto (“Purchase Order”). SAP SRM aiuta a definire correttamente la definizione dei requisiti, la gestione della fatturazione e dei pagamenti, e più in generale lo scambio con i fornitori dei documenti e le informazioni necessarie (spesso attraverso portali aziendali specifici).

Contract Management: La fase di gestione del contratto, spesso la più critica, è necessaria per confermare che i termini contrattuali (tempistiche, qualità, termini di pagamento, etc.) vengano rispettati dal fornitore. SAP SRM ci aiuta a ritrovare rapidamente le informazioni e a utilizzare i termini contrattuali più appropriati in ogni situazione.

È importante notare che anche la nostra impresa avrà usualmente varie obbligazioni contrattuali (nel caso più semplice, rispettare i termini di pagamento – ma i contratti più complessi stipulati dalle multinazionali includono usualmente varie obbligazioni alle quali devono sottostare entrambe le parti). Anche in questo caso il software ci aiuterà a monitorare la situazione.

È possibile infine utilizzare il programma per attività di analisi della situazione attuale per individuare possibili risparmi dando priorità alle aree di spesa principali e definire delle strategie di gestione dei subcontrattisti.

Ad esempio potrebbe essere necessario aumentare la base di subcontrattisti per avere più alternative, o ridurla per offrire più lavoro allo stesso fornitore in cambio di prezzi unitari più competitivi.

Infine centralizzando gli ordini di acquisto è facile raggiungere delle economie di scala che non si avrebbero se ogni filiale (o addirittura ogni dipartimento) effettuasse gli acquisti separatamente con le sue regole.