SAP Portfolio and Project Management (SAP PPM) – per gestire progetti e portafogli di progetti

SAP Portfolio and Project Management (PPM) è una delle soluzioni che offre SAP per aiutare le imprese a sviluppare nuovi prodotti e servizi in modo redditizio, ottimizzando l’utilizzo delle risorse disponibili. Inizialmente si trattava di due soluzioni separate che sono state fuse insieme da SAP ed appartiene alla famiglia della gestione del ciclo di vita del prodotto.

Aiuta inoltre ad avere una maggiore integrazione tra i processi, collegando Project Management con Finanza e Logistica.

SAP Portfolio and Project Management supporta l’intero ciclo di vita del progetto: fase iniziale (idea), creazione di una proposta, pianificazione di dettaglio, esecuzione del progetto, controllo continuo e chiusura.

Come molte soluzioni SAP può essere implementato “nella nuvola” (soluzione cloud), nella sede dell’azienda o con soluzioni ibride.

Concepito per poter essere utilizzato da varie industrie (IT, costruzione, sviluppo di prodotti industriali, ricerca e sviluppo, etc.) aiuta a gestire in forma centralizzata tutti i progetti attivi (“Portfolio Management”, ossia gestione del portafogli di progetti), permettendo di visualizzare in tempo reale lo stato di avanzamento e i costi attuali e stimati.

È possibile in questo modo definire a quali progetti dare la priorità per raggiungere gli obiettivi aziendali (creare nuovi prodotti, entrare in nuovi mercati, raggiungere obiettivi di fatturato o quote di mercato, etc.) e creare dei report con le informazioni necessarie per i manager e chiunque deve prendere decisioni.

Questi report hanno vari formati: “dashboard” (pannelli di controllo stile cruscotto con vari indicatori), tavole di dati, grafici di vario tipo, etc.

Si può anche riequilibrare il portafoglio di progetti, ad esempio se si giunge alla conclusione che l’impresa sta sviluppando troppi progetti con un elevato profilo di rischio, o per confermare che le necessità finanziare dei vari progetti attivi (cosa deve essere pagato e quando) possano essere coperte con il budget disponibile.

In pratica la gestione del portafoglio di progetti permette di rispondere a domande come quanti sono i progetti attivi, quale è la loro situazione, abbiamo capacità residua per sviluppare altri progetti, il ritmo delle consegne future sarà sostenibile, etc.

Permette anche di effettuare delle simulazioni. Ad esempio potrebbe essere necessario vedere cosa succederebbe se si ritardasse un progetto 3 mesi – quale sarebbe l’impatto economico? E l’impatto sugli altri progetti attivi?

A livello di Project Management (gestione del progetto) permette di visualizzare le attività utilizzando il tipico diagramma GANTT a barre che permette di individuare rapidamente quale è il cammino critico.

Favorisce inoltre l’intercambio della documentazione tra i vari partecipanti al progetto.

Per ciò che riguarda la gestione delle risorse umane SAP PPM assiste le imprese nell’ottimizzazione del loro uso, verificando la disponibilità del personale necessario per le varie attività evitando così i colli di bottiglia (situazioni dove la stessa risorsa dovrebbe lavorare a due progetti nello stesso tempo).

Per raggiungere questo obiettivo SAP PPM definisce anche vari ruoli (Consulente, Project Manager, Ingegnere, etc.) e verifica se le attività assegnate ai vari ruoli è compatibile con la capacità disponibile.

SAP PPM permette una notevole flessibilità nella struttura: si possono creare vari portafogli di progetti, e dentro i portafogli esistono i “Bucket”. I Bucket possono rappresentare varie cose in funzione delle necessità dell’azienda: un dipartimento, una area aziendale, un marchio, etc.

Dentro i Bucket possono esserci uno o più progetti, mentre una “iniziativa” è il nome che viene dato ad un insieme di progetti.