SAP Order to Cash: un’introduzione

Order to Cash (in italiano traducibile come: dall’inserimento dell’ordine all’incasso), noto anche come OTC o O2C, è uno tra i processi più rilevanti nelle aziende, in quanto si occupa proprio della distribuzione di un bene o servizio, a fronte di un incasso… possiamo dire la ragione per cui un’azienda opera. Che si tratti della vendita di un bene materiale, o dell’erogazione di un servizio, in ogni caso il processo di Order to Cash definisce e traccia i passaggi per la realizzazione di questo scopo.

Come si evince dalla lista, il processo Order to Cash innesca un elevato numero di integrazioni con diverse aree aziendali.

Per questo motivo le principali aziende ERP come Oracle, Microsoft Dynamics GP, Workday e naturalmente SAP, integrano questo processo nella loro soluzione o lo offrono come modulo indipendente.

In SAP, Order to Cash è il punto di integrazione tra i due moduli di Finance (FI) e Sales and Distribution (SD). Il modulo di Finance aiuta a mantenere la contabilità interna mentre Sales and Distribution copre tutti i temi relativi ai contratti, alla gestione degli ordini, ai prezzi e più in generale alla struttura delle vendite di un’azienda.

Il processo OTC comprende le seguenti fasi:

1. Richiesta di merci (verbale o scritta)

2. Preventivo (SAP Quotation)

3. Creazione di ordini di vendita (SAP Sales Order)

5. Evasione delle merci (SAP Goods Issue)

6. Fatturazione (SAP Billing)

Ad esempio, la creazione di un ordine di vendita potrebbe generare cambiamenti nel modulo di pianificazione della produzione (PP): se il bene non è disponibile, potrebbe generare un ordine di fabbisogno di produzione. L’evasione della merce crea invece un cambiamento nel livello di inventario, e un movimento contabile nel libro giornale, e così via.

Vediamo i passaggi uno per uno, e come essi si traducono in funzioni SAP:

Richiesta merci e Inquiry (VA11)

La richiesta di merce avviene solitamente in maniera verbale o scritta, ad esempio attraverso una email al nostro ufficio di back office commerciale. Capita però a volte che il cliente, o potenziale cliente, chiami solo per avere informazioni generiche su un articolo, o sul prezzo dello stesso. A livello di sistema, non siamo obbligati a far nulla, ma abbiamo la “possibilità” di creare una Inquiry (richiesta di informazioni). L’Inquiry e’ un documento interno all’azienda, che non ha valore legale nei confronti della controparte, e viene utilizzata per registrare informazioni circa i beni cui la nostra clientela potrebbe essere interessata. Attenzione: non si tratta di un preventivo, a meno che il nostro interlocutore abbia manifestato interesse a ricevere una offerta formale.

Se vogliamo registrare una Inquiry in SAP utilizzeremo il percorso: 

Logistics → Sales and Distribution → Sales → Inquiry → Create.

Possiamo in alternativa utilizzare direttamente la transazione VA11. Le informazioni che registriamo nell’Inquiry sono essenzialmente il materiale e la quantità cui il nostro potenziale cliente ha mostrato interesse.

Preventivo (VA21)

Il preventivo viene creato qualora il cliente ci contatti richiedendo informazioni sul costo del bene o servizio che possiamo fornire. A questo punto, a livello di sistema, creeremo un documento chiamato Quotation, contenente quasi tutte le informazioni che verranno poi inserite per formalizzare l’ordine di acquisto: materiale e quantità richieste, prezzo dello stesso, possibile data di consegna se specificata, l’acquirente e il destinatario della merce,  i termini di pagamento. La Quotation contiene inoltre informazioni temporali circa la validità della stessa. Il preventivo e’ un documento che ha valore legale tra le parti: qualora il ricevente ne confermi l’accettazione, noi siamo obbligati a fornirgli il servizio o il bene secondo i termini indicati nel documento.

In SAP, possiamo accedere alla funzione di creazione della Quotation seguendo il percorso del menu, o digitando direttamente il codice della transazione VA21

Logistics → Sales and Distribution → Sales → Quotation → Create.

Ordine di Vendita (VA01)

L’ordine di vendita e’ anch’esso un documento legale che formalizza l’accordo di fornitura del bene.  In SAP l’ordine viene chiamato Sales Order come sempre in inglese, e contiene le stesse informazioni della quotation, più la conferma della data di consegna.

Il Sales Order in SAP puo essere creato con o senza riferimento ad un documento precedente:

• in maniera diretta, inserendo quindi manualmente tutte le informazioni necessarie
• con riferimento ad una Quotation. In tal caso le informazioni verranno automaticamente copiate dal documento precedente, e dovrete solo verificare e confermarne i dati, ad esempio la data di consegna.
• Con riferimento ad un Contratto (SAP Contract). Il contratto e’ un accordo tra due parti circa la fornitura di un bene o servizio entro un preciso periodo di tempo, ad un prezzo definito.
• Con riferimento ad un Accordo di Fornitura (SAP Scheduling Agreement). In realtà si tratta anche in questo caso di un contratto che pero, a differenza del precedente, prevede quantità e date scadenzate nel tempo.

 Il codice di transazione per la creazione dell’ordine SAP e’ VA01, o vi si accede seguendo il solito percorso:

Logistics → Sales and Distribution → Sales → Sales Order → Create.

Evasione delle merci (VL01N)

Evadere la merce e’ la formalizzazione dell’accordo precedentemente creato col cliente: rappresenta il momento in cui la nostra merce lascia fisicamente il magazzino per essere consegnata. Tale azione ha in SAP un valore anche contabile, in quanto e’ proprio in questo momento che il valore della vendita viene registrato, a fronte del costo della merce venduta (COGS). Questo step in SAP rappresenta dunque il punto di contatto tra i moduli SD (Sales and Distribution) e FI (Finance) di cui abbiamo parlato all’inizio dell’articolo.

L’evasione della merce, definita in SAP con il termine inglese Shipping (spedizione), e’ costituita da piu’ passaggi: il primo passaggio e’ proprio di responsabilità’ dell’ufficio commerciale, quindi parte integrante del processo OTC: si tratta della creazione della Outbound Delivery (bolla di consegna). La bolla di consegna autorizza gli impiegati di magazzino a procedere alla parte pratica: la manipolazione e spedizione fisica del bene.

La transazione per la creazione della Outbound Delivery ha il codice VL01N, oppure e’ raggiungibile dal percorso:

Logistics → Sales and Distribution → Shipping and Transportation → Outbound Delivery → Create with reference to SO

Fatturazione (VF01)

Arriviamo infine all’ultimo passaggio del nostro processo, costituito appunto dalla fatturazione dell’ordine. La fattura contiene i dati dell’acquirente, i termini di pagamento e il riferimento alla merce che si sta pagando.

Qui finisce il processo all’interno del modulo SD e continuerà invece nel modulo Finance.

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