SAP Business One: che cosa è?

Business One, talvolta scritto come B1, è la soluzione di SAP per piccole e medie imprese.

Nasce oltre venti anni fa fuori dalla famiglia di prodotti SAP: si tratta infatti di un software scritto da una azienda israeliana il cui nome originario era Menahel (Manager) e che era stato successivamente ribattezzato come TopManage quando la società sviluppatrice cominciò a venderlo fuori dai confini nazionali.

Acquisito da SAP nel 2002 è stato ribattezzato SAP Business One e convertito nell’aspetto grafico per avere dei menu con gli stessi colori e lo stesso aspetto degli altri prodotti SAP.

La scelta di SAP di comprare questo software fu determinata dal desiderio dell’azienda di Walldorf di entrare nel segmento delle piccole e medie imprese. In Italia i clienti di Business One sono imprese con qualche decina sino a poche centinaia di dipendenti e con un fatturato che varia tra la decina di milioni di euro sino a qualche centinaia.

Quali sono gli obiettivi che si prefiggono le PMI che implementano Business One?

Direi che i principali sono:

• Tenere sotto controllo i costi dei prodotti
• Misurare i KPI (Key Performance Indicators, gli indicatori chiave aziendali)
• Lavorare con un sistema integrato basato su dati univoci e condivisi.

Dal punto di vista dell’analisi dei costi, Business One permette la gestione di tutti i documenti legati a una commessa – un elemento essenziale nel controllo dei costi. Permette anche una conoscenza istantanea della situazione in magazzino per valutare il valore immobilizzato in materie prime, semilavorati, stock. Inoltre è possibile ad esempio collegare Business One con i dispositivi di linea in fabbrica per la raccolta dati per analizzare istantaneamente informazioni relative alla produzione e migliorare l’efficienza del planning.

Per ciò che riguarda l’univocità dei dati, Business One permette di evitare di lavorare con decine di file Excel, Word, etc. differenti. Dato che sono condivisi tra tutti i dipendenti un Sales Manager può ad esempio verificare istantaneamente quando un prodotto sarà pronto per la consegna a un potenziale cliente.

L’affidabilità dei dati può essere specialmente importante per imprese che decidano di quotarsi in borsa, assumendo responsabilità legali sulla correttezza dei dati di bilancio e di altri documenti ufficiali.

Per ciò che riguarda l’architettura la struttura di Business One è Client – Server: computer (ma anche cellulari, tablet, etc.) si collegano con un service che elabora le richieste. Questa è ciò’ che viene chiamata una architettura a due livelli (Two-tier) – sostanzialmente differente dall’architettura a tre livelli che caratterizza i “fratelli maggiori” della famiglia SAP che separano invece il livello dell’applicazione (quello che effettua le operazioni richieste) da quello del Database.

Business One è disponibile su richiesta con l’opzione HANA, il “data base in memory” (banca dati gestita nella memoria RAM e non su disco rigido) per analisi dei dati aziendali in tempo reale.

In questo caso, sia le transazioni che le operazioni di analisi di dati vengono eseguite su SAP HANA. Questa soluzione è specialmente utile se è necessario avere risultati in tempo reale con importanti quantità di dati.

Esiste anche una soluzione intermedia: si può implementare il sistema con un server database SQL e un server analitico con SAP HANA.

Esiste anche una versione “cloud”, che potrebbe essere un punto di partenza per testare le funzionalità senza investire in nuove infrastrutture hardware.

Infine è stato sviluppato uno scenario che permette di installare Business One nelle filiali locali di una impresa che lavora invece con una soluzione più avanzata di SAP (ad esempio S/4HANA Enterprise Management) nella casa madre.

Che aspetto ha la schermata di Business One?

Sulla sinistra trovate un menu di navigazione con la selezione dell’aspetto della società che volete analizzare (vendite, finanza, etc.). Nella zona centrale troverete un pannello di controllo con i dati aziendali rilevanti per il vostro business.

Sulla destra infine avrete un motore di ricerca, l’area dei messaggi e dei link a funzioni usate spesso.

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