Master Data e Transaction Data in SAP: che cosa sono e che differenza c’è?

Si dice spesso che i dati sono una risorsa – o usando metafore, che “i dati sono il nuovo petrolio” o “il nuovo oro”. Questo è particolarmente vero quando lavoriamo con il sistema SAP ERP, che basicamente è un programma pensato per gestire dati..

SAP (e in generale tutti i programmi gestionali) utilizzano vari tipi di dati che vengono creati, elaborati e trasformati in vari processi aziendali.

I due tipi di dati principali utilizzati sono chiamati in inglese Master Data e Transactional Data.

Quelli che in ambiente SAP vengono chiamati “Master Data” (che in italiano potremmo tradurre come dati maestri, o dati principali) sono un insieme di informazioni che vengono usate da tutti i dipartimenti dell’impresa in vari processi. Ci si aspetta che questi dati rimangano immutati per molto tempo e venga utilizzato varie volte.

I Master Data rappresentano “oggetti del business” e non transazioni commerciali.

Ad esempio appartengono a questa categoria le informazioni relative a:

• Prodotti
• Clienti
• Fornitori
• Dipendenti

Ad esempio, ogni impiegato avrà il suo nome, cognome, indirizzo, dipartimento, e così via.

Allo stesso modo, ogni materiale avrà il suo codice, la descrizione, forma, categoria etc.

Questi dati, una volta creati, saranno disponibili per più utenti che lavorano in differenti aree dell’impresa.

I “Transactional Data” (in italiano, dati delle transazioni o dati transazionali) sono invece dati strutturati (cioè che hanno un formato definito)  generati da vari tipi di transazioni (ad esempio la vendita o l’acquisto di un materiale) ed eventi nell’impresa (ad esempio l’assunzione di un nuovo dipendente).

I dati transazionali hanno le seguenti caratteristiche:

• Cambiano frequentemente,
• Sono validi solo per una specifica transazione,
• Sono creati utilizzando i Master Data.

Ad esempio, un ordine di acquisto avrà un suo numero univoco, un fornitore che fornirà le merci, le quantità, le condizioni commerciali (ad esempio i termini di pagamento, dati bancari, etc.).

Allo stesso tempo, due ordini di acquisto uguali in tutto (materiale, quantità, prezzo, fornitore) ma con date di consegna differenti, avranno numeri di transazione differenti.

Ognuno di questi dati (sia per i Transaction che per i Master Data) è identificato in SAP da un codice alfanumerico univoco e progressivo il quale, proprio per evitare il rischio di duplicazione, può essere assegnato automaticamente dal sistema al momento della creazione dello stesso, ovvero quando premo il tasto “salva” (Save).

Varie applicazioni avranno così accesso agli stessi Master Data per effettuare i processi aziendali necessari: pensiamo ad esempio ai dati del fornitore (in SAP “Vendor Master data”):

• Il processo di acquisto utilizzerà dati relativi al nome del fornitore.
• Il processo finanziario utilizzerà invece i dati di pagamento quali IBAN e altri dati bancari.

Tuttavia, studiare e gestire tutti gli aspetti del master data in SAP è un compito altamente complesso. 

Ad esempio, oltre alle categorie di master data menzionate sopra (materiali, clienti, fornitori, siti produttivi, etc.) esistono anche i cosiddetti “tipi” di master data (Master Data Types).

I Master Data Types sono il risultato dell’aggregazione di diversi attributi dei dati principali e sono creati con il fine di segmentare ulteriormente le informazioni ed essere utilizzare in processi quali la pianificazione della produzione, la previsione delle vendite etc. 

Questi “tipi” sono:

Master data “semplice”, ovvero dati come il materiale, il cliente e tutti gli altri già menzionati in precedenza.

Master data “composito” o “complesso” (compound type), il quale aggrega due o più tipi di master data.

Master data “di riferimento” (reference type), creato per essere poi integrato in altri tipi di master data, ed evitare di doverlo inserire più volte. Un esempio e’ la “valuta”, o il componente di un materiale complesso, come può essere la catena di una bicicletta.

Master data “virtuale” (Virtual type), il quale crea dei punti di integrazione tra due o più tipi di master data, i quali altrimenti non avrebbero nulla in comune. Questo non e’ dunque un materiale in se’, ma possiamo immaginarlo come una struttura ponte tra due materiali.

Master data “esterno” (External type), creato integrando in SAP dati provenienti da un database esterno. Questi dati esterni dovranno innanzitutto essere categorizzati in modo da poterli associare a dei valori leggibili dal sistema. Tale processo si chiama mappatura (mapping).

Viste le numerose caratteristiche su cui possiamo lavorare quando si tratta di dati maestri è facile comprendere perché esista in SAP un modulo completamente dedicato alla gestione di questa parte di sistema. Sto parlando del modulo di Material Management (SAP MM).

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