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Introduzione all’uso di Power Query in Excel
L’analisi dati è una materia complessa e richiede uno studio specifico, e su questo siamo d’accordo. Però spesso per analizzare un set di dati traendo conclusioni semplici, contrariamente a quanto si pensi, non servono competenze troppo elevate. Ad esempio, Power Query e Power Pivot sono due strumenti di Excel utilissimi nell’analisi dati, e che non richiedono di scrivere nemmeno una riga di codice.
Cos’è Power Query
Power Query è un tool di Excel che mette insieme i dati e li pulisce prima di caricarli nel foglio di lavoro. Permette di importare dati da svariate fonti (come database, fogli di calcolo, documenti online e altro), e trasformarli automaticamente in base alle necessità che si hanno, tutto attraverso un’interfaccia intuitiva e senza scrivere una riga di codice.
Insieme a Power Pivot e a Power View, Power Query è uno degli strumenti offerti da Excel per migliorare l’analisi dati da applicare a decisioni di business (ma puoi usare questi 3 strumenti anche per altri scopi, a patto che prevedano un’analisi dei dati preliminare).
Una nota: Power Pivot non c’entra con le tabelle Pivot (premettiamolo, per sicurezza!), ma permette di creare modelli di dati avanzati, eseguire analisi dati e creare dei report complessi. Con Power Pivot puoi lavorare con grandi quantità di dati, creare relazioni tra diverse tabelle di dati e utilizzare le DAX (Data Analysis Expressions) per calcoli avanzati e analisi.
Invece Power View migliora la visualizzazione dei dati e ti permette di creare degli output visivi per comprendere i dati a colpo d’occhio.
A cosa serve Power Query?
Se l’analisi dati è davvero la professione del futuro, allora è importante anche capire se esistono degli strumenti per applicarla su piccola scala. Certo, Excel non è Python e non ti renderà un analista dati professionista. Però grazie all’uso combinato di Power Query in Excel puoi decisamente migliorare la tua capacità di gestire e analizzare dei dati complessi.
Come iniziare con Power Query
L’uso di Power Query prevede normalmente quattro fasi:
- La prima è la connessione ai dati nel cloud, in un servizio o in locale;
- La seconda modifica la forma dei dati in base alle proprie esigenze;
- C’è poi una fase di combinazione, durante la quale è possibile integrare i dati da più fonti;
- Infine, la query viene caricata in un foglio di lavoro o in un modello di dati. Da qui, può essere costantemente aggiornata.
Per capire la grande utilità di Power Query, vediamo quanta fatica comporterebbe caricare manualmente un file, modificare la sua forma dei dati, combinare i dati e aggiornarli.
Power Query vs caricamento di dati manuale: l’importazione di un file .csv
Proviamo a vedere quanto tempo ti porta via il caricamento manuale di un file .csv e la combinazione dei dati al suo interno.
Ricordiamo che i dati del file .csv devono essere elaborati e poi tradotti nel formato .xls, prima di poter effettuare su di essi qualunque tipo di operazione.
Iniziamo con l’operazione manuale:
- Bisogna andare nella barra degli strumenti su Dati>Da testo/csv;
- Da qui puoi scegliere il file contenente i tuoi dati .csv, navigando tra le cartelle del tuo computer;
- Ora arriva la parte più complessa: impostare l’importazione dei dati nel modo corretto.
Ecco la schermata che dovrebbe apparirti:
Sotto questa barra troverai i tuoi dati, come Excel ha reputato intelligente mostrarli.
- Guarda se i dati sono come li volevi. Potresti aver bisogno di cambiare il delimitatore, e impostare da “virgola” a “punto e virgola”, ad esempio;
- Se vedi che il formato dei dati ancora non ti torna, prova a modificare la terza casella, “rilevamento del tipo di dati”.
Non serve capire esattamente le logiche che stanno dietro queste diciture. L’importante è vedere nel foglio di dati di anteprima mostrato poco sotto i dati ordinati nel modo in cui li preferisci.
- Appena trovi l’impostazione corretta, puoi procedere cliccando su “Carica”.
Puoi anche scegliere di cliccare su “Carica in” e selezionare ad esempio una tabella, una tabella pivot, un grafico pivot. Si può anche scegliere se caricare i dati selezionati nel foglio di lavoro esistente o in un altro foglio:
Ora, ci abbiamo messo un certo lasso di tempo fin qui, che dipende dalla dimestichezza che hai con Excel. Ma non è ancora finita. Se hai bisogno di svolgere questa operazione periodicamente, avrai anche bisogno di automatizzarla in qualche modo.
Soprattutto se dopo aver importato i dati li devi combinare con altri dati e poi mantenere le cartelle aggiornate!
Applicazione pratica
Pensa a un analista finanziario che ha bisogno di scaricare una volta al mese dal suo gestionale una serie di documenti fiscali in formato .csv, per poi usarli per dei calcoli ad uso interno e creare un report da mandare al suo cliente ogni mese.
Svolgere questa operazione ogni volta per tutti i clienti è molto lungo e noioso. Invece, con Power Query è possibile rendere il processo meno manuale e farsi dare un aiuto da Excel (tra poco vedremo come).
Altre funzioni di Power Query
Abbiamo visto solo una delle tante opzioni offerte da Power Query. Per farti un’idea di tutte le cose che puoi fare, guarda cosa ti appare premendo da Home>Dati su “Recupera dati”:
Le opzioni che hai a disposizione, come vedi sopra, sono:
- da file
- da database
- da Azure
- da servizi online
- da altre origini, ovvero:
Con l’editor di Power Query puoi direttamente modificare i dati che hai nel foglio di calcolo.
Puoi farlo seguendo le 4 fasi che abbiamo elencato prima, ovvero connessione, trasformazione, combinazione e caricamento.
Questa è solo una piccola introduzione a Power Query, quindi non entreremo troppo nel dettaglio sull’applicazione dei concetti.
Ti basti sapere che tutto il lavoro fin qui svolto in modo manuale può essere completamente demandato a Power Query.
Ecco come appare la schermata di impostazione delle Query:
La query che vediamo già memorizzata sulla sinistra è quella che abbiamo appena messo in atto manualmente per convertire i file .csv in file lavorabili su un foglio Excel.
Cliccandoci sopra, vedremo una schermata in cui al lato destro sono elencati i passaggi applicati.
Cliccando su ogni passaggio, apparirà nel riquadro delle formule la formula applicata, e sullo spazio del foglio Excel vedremo invece graficamente come quel passaggio ha influito sui dati.
Può sembrare complicato, ma in realtà basta prenderci l’abitudine e fare alcune prove, per capire come funziona!
Per usare Power Query al livello successivo è invece il caso di fare un corso di Excel avanzato.
Usa i tuoi dati .csv e importali in un foglio Excel come ti abbiamo spiegato qui.
E buon lavoro!