Il modulo SAP ERP di gestione dei progetti (PS – Project System): una introduzione

Il modulo Project System di SAP ERP (abbreviato normalmente in PS) è un componente che aiuta ad ottimizzare i processi aziendali pianificando le commesse – considerando sia l’aspetto economico che quello operativo.

Aiuta a monitorare gli scostamenti tra ciò che si era pianificato e ciò che sta avvenendo in un progetto, quali sono le risorse che si stanno utilizzando, i tempi di esecuzione e, alla conclusione del progetto, quale è stato il risultato economico/finanziario di una commessa.

Il modulo PS gestisce varie “entità” (tipologie di dati di base): Work Breakdown Structures, Networks, milestones e strutture standard.

Le Work Breakdown Structures (spesso abbreviate come WBS) sono dei modelli gerarchici di attività da eseguire nel progetto. Queste strutture sono composte da elementi (Work Breakdown Elements, o WBE) sui quali vengono contabilizzati i costi ed i ricavi.

I progetti possono essere descritti utilizzando le Work Breakdown Structures suddividendo il lavoro in fasi elementari (dei “compiti” o delle “attività’” elementari). A ognuno di questi elementi si possono associare date pianificate ed effettive di inizio e fine, responsabili, centri di costo, budget, etc.

I Networks (“reti”) sono le entità utilizzate dal modulo di gestione dei progetti per mettere in relazione tra di loro le varie attività del progetto. Aiutano a definire le priorità, l’utilizzo delle risorse esterne e dei materiali, l’acquisizione da terze parti di beni o servizi, etc.

Le milestones (“tappe” del progetto) sono invece entità che rappresentano eventi significativi che si realizzeranno durante la vita del progetto. La loro natura varierà in funzione del tipo di progetto: ad esempio se il progetto è la costruzione di un ponte alcune milestones significative potrebbero essere la firma del contratto, l’inizio dei lavori, la posa delle fondamenta, i test strutturali, etc.

Le milestones aiutano a gestire le transazioni tra WBS o fasi di progetto, determinare le date per la fatturazione attiva e passiva e più in generale gestire l’avanzamento degli eventi più significativi del progetto.

Le strutture standard sono infine modelli di progetti che possono essere utilizzati per permettere ai nuovi progetti di ereditare una serie di parametri predefiniti.

Il modulo di gestione dei progetti divide la pianificazione in due elementi: la pianificazione economica (costi e ricavi) e la pianificazione operativa (date, vincoli temporali, milestones, durata delle attività, pianificazione dell’utilizzo delle risorse umane e dei materiali).

La pianificazione economica viene eseguita direttamente sui singoli elementi della WBS. Si possono naturalmente creare varie versioni di pianificazione ed aggregare i costi per analizzarli con differenti livelli di dettaglio.

La pianificazione dei tempi è invece eseguibile sia a livello di WBS che a livello di network.

La gestione delle risorse è invece legata al modulo PP, ed utilizza le funzionalità di calcolo dei fabbisogni e gestione della capacità disponibile.

La pianificazione dei materiali, infine, è legata ai moduli PP ed MM

Data la sua natura il modulo SAP PS ha quindi delle importanti interazioni con vari altri moduli:

• A livello di progetto con l’area di controlling, la società ed il centro di costo
• A livello di elemento WBS con società, centro di costo e di profitto, gestione del magazzino
• A livello di attività elementare con centro di lavoro, organizzazione degli acquisti, gestione del magazzino, etc.