I tuoi primissimi passi nel modulo SAP Sales & Distribution (SD)

Un concetto che cerco sempre di spiegare ai miei studenti è che prima di iniziare a lavorare su SAP, è necessario capire il linguaggio che parla il software e la sua intricata logica.

Questo vale in generale per tutti gli ERP: negli ultimi anni ho tenuto molti corsi di formazione basati su diversi sistemi. Posso dirvi che, anche se questa regola è vera in generale, in SAP è ancora più importante. Il linguaggio e la logica utilizzata da SAP (almeno prima del rilascio di Fiori) mi sembra infatti spesso poco intuitivo.

Per esempio, ci si aspetterebbe che per creare un nuovo contratto sia sufficiente cercare la parola chiave “contratto” da qualche parte nel sistema per presentare una lista di opzioni ragionevolmente adatte.

Purtroppo non è così. È invece necessario conoscere il codice della transazione (“transaction code”) o il percorso corretto nella struttura per raggiungere la transazione che si sta cercando. Inoltre, molti dei codici di transazione si basano sulla lingua creatori di SAP – il tedesco. Ad esempio il codice di transazione per creare un nuovo ordine di vendita è “VA01”, che potrebbe essere Vertriebs Anlegen (creare una vendita appunto).

Tornando al modulo Sales & Distribution, vediamo da dove si dovrebbe iniziare.

La prima cosa che penso dovreste fare è comprendere le informazioni contenute in un ordine di vendita (Sales Order) SAP. Un Ordine di Vendita è strutturato con due diversi livelli, un livello Header e un livello Item.

Nell’ Header (“Intestazione” dell’ordine) troverete ciò che è comune a tutto l’Ordine di Vendita, come ad esempio:

– Cliente

– Destinatario delle merci

– Data di consegna

– Prezzo totale

– Ecc.

Nell’ Item Level (“livello dell’oggetto” o “livello del materiale”) troverete informazioni relative ai beni o servizi venduti, come ad esempio:

– Articoli

– Prezzo

– Quantità

– Condizioni speciali

– Ecc.

Questa doppia struttura vi permette di avere flessibilità nel controllo della vostra attività.

Ad esempio, se uno degli articoli di un ordine non è disponibile in magazzino, una corretta impostazione a livello Header vi permetterà di autorizzare due spedizioni parziali diverse, una con gli articoli disponibili e un’altra con gli articoli mancanti.

Per far ciò sarà sufficiente spuntare il comando “Allow partial shipment” (“Consentire la spedizione parziale”).

La seconda cosa che credo dovreste imparare è come creare un Ordine di Vendita.

Per farlo, è necessario cliccare sull’icona del codice di transazione corrente (VA01) e inserire le informazioni che il software considera come obbligatorie.

Queste informazioni sono le stesse che considerereste indispensabili nella vostra vita quotidiana in ufficio – per esempio, se dimenticate di inserire le quantità degli articoli il sistema vi notificherà che l’inserimento è mancante.

Le informazioni obbligatorie sono contrassegnate da un asterisco – cose come chi è il cliente, il numero dell’ordine, il materiale (“material”) e la quantità.