I tempi di implementazione di SAP: perché spesso le stime sono ottimistiche? Quali sono le variabili che li influenzano?

Stimare i tempi di implementazione di un ERP come SAP è una operazione estremamente complicata.

In generale sembra che la maggior parte delle implementazioni durino più al lungo del previsto.

Sebbene sia difficile definire una durata “media” di un processo di implementazione di un ERP probabilmente si tratta di un intervallo tra i 12 ed i 18 mesi. Evidentemente una grande impresa multinazionale può aver bisogno anche di 2 o tre anni, mentre una piccola impresa con poche sedi in un unico paese potrà verosimilmente concludere tutto il processo in meno di un anno.

I piani proposti dal venditore del software o dal system integrator (l’integratore di sistema che materialmente si occuperà dell’implementazione) sono normalmente molto ottimisti.

Perché? Per vari motivi.

1. Le ipotesi iniziali non sono corrette. Ad esempio, potrebbero considerare che la nostra impresa prenderà le decisioni molto rapidamente, o che i processi aziendali non cambieranno molto prima e dopo l’implementazione, o che l’approccio sarà quello di un roll out in contemporanea in varie sedi o paesi (mentre invece magari preferiamo avanzare per fasi).
2. Il piano di implementazione non comprende tutte le attività che dovrebbe includere. Ad esempio potrebbero mancare attività come la migrazione dei dati, una operazione che può rivelarsi molto complessa e che richiede molto tempo.
3. Esistono degli incentivi, consci o inconsci, che spingono il venditore ad essere ottimista.

Quali sono le variabili che influiscono sulla durata totale dell’implementazione?

• La complessità del business: imprese con attività estremamente complesse (ad esempio, società del settore aerospaziale) avranno dei tempi di implementazioni superiori a imprese con un modello aziendale più semplici (per esempio, società che si occupano solo della distribuzione o che vendono solo un prodotto).
• Numero di paesi e di sedi: una impresa attiva solo in Italia avrà evidentemente tempi di implementazione minori di una impresa multinazionale con centinaia di sedi in decine di paesi.
• Ampiezza del cambiamento: quanto cambiano i processi prima e dopo l’implementazione? A volte i cambiamenti sono radicale, mentre in altri casi l’obiettivo è semplicemente quello di automatizzare alcuni processi.
• Quanto sono ben definiti i processi aziendali: una impresa che ha definito chiaramente i suoi processi interni partirà avvantaggiata rispetto ad un’altra impresa che non ha definito e documentato i suoi processi.
• Livello di standardizzazione: voler arrivare ad un elevato livello di standardizzazione può comportare cambi radicali e tempi più lunghi, soprattutto se il punto di partenza è una situazione decentralizzata con le varie sedi che lavorano in modo differente.
• Livello di allineamento interno: il management ha le idee chiare e sa esattamente dove vuole arrivare? C’è una unità di intenti?
• Livello di cambiamento tecnico e architettura del sistema: alcuni cambi sono più complessi di altri. Dovremo ad esempio integrare sistemi di terze parti?
• Infine, spesso i piani di implementazione ignorano spesso alcune attività: la gestione del cambiamento (“change management”), la già discussa migrazione dei dati, il program management (la gestione delle risorse interne ed esterne e la definizione dei meccanismi decisionali), la mappatura e definizione dei processi.

In conclusione, la stima della durata di implementazione di un software ERP come SAP ECC o SAP S/4HANA è qualcosa a metà strada tra una scienza e un arte – abbiano elencato alcuni elementi importanti ma data l’importanza del fattore umano è sempre molto complesso fare previsioni attendibili.