Fasi di un progetto di implementazione di SAP: la realizzazione (3 di 4 – le interfacce)

Vediamo in questo articolo il terzo elemento della fase realizzativa oltre alla parametrizzazione e alle attività di sviluppo: l’analisi e definizione delle interfacce con altri programmi.

In cosa consiste un’interfaccia? In alcuni casi l’azienda che sta implementando SAP può decidere di continuare ad usare anche altre piattaforme software che dovranno quindi “comunicare” scambiando dati con la nuova piattaforma SAP. In questo caso in gergo informatico si dice che il sistema esterno viene “interfacciato a SAP”.

Quali sono i sistemi che solitamente vengono interfacciati a SAP? In genere si tratta di sistemi che eseguono attività che non sono gestite da SAP (o che lo fanno in modo migliore).

In alcuni casi si tratta di soluzioni temporanee (si prevede cioè di dismettere in futuro i sistemi che momentaneamente si collegano a SAP).

Per esempio mi è capitato spesso che il cliente scelga di mantenere il suo sistema esistente per la gestione del magazzino fisico (il software che coordina tutti i movimenti in entrata e in uscita delle merci) e lo interfacci con SAP – anche se SAP ha il suo sistema e potrebbe gestire questi processi.

Un altro esempio potrebbe essere l’esistenza di una interfaccia diretta con i clienti utilizzata per ricevere i loro ordini. Collegandola con SAP potremo acquisire gli ordini automaticamente e successivamente gestirli nell’ERP.

Nell’analisi delle interfacce si esegue una mappatura dei campi dei due sistemi che si dovranno “parlare”, definendo i flussi delle informazioni (dal sistema esterno a SAP e viceversa).  L’analisi includerà una descrizione del funzionamento del programma e delle modalità di attivazione: contrariamente ad un programma che “vive” all’interno di SAP, il programma esterno sarà attivato automaticamente da alcuni eventi. Per esempio, riprendendo l’esempio precedente, il programma potrebbe attivarsi non appena il cliente invia un ordine.

Anche per la fase di definizione e realizzazione delle interfacce valgono le raccomandazioni del precedente post: creare delle analisi e di condividerle in forma scritta con tutti gli attori coinvolti (sia interni che esterni al team implementativo).

Un ulteriore suggerimento è di evitare di “ricalcare” nella definizione dell’interfaccia la vecchia visione dei processi – mantenendoli cioè esattamente come sono nel sistema informatico che a breve verrà sostituito da SAP.

Si tratta di una situazione frequente, che può portare a ritardi e costi aggiuntivi se si rivelerà necessario riadattare l’interfaccia ai nuovi processi che si useranno dopo l’implementazione di SAP.

La procedura migliore e quella di far eseguire l’analisi dell’interfaccia e la definizione delle modifiche da chi ha partecipato attivamente alla fase di analisi dei processi.

Un ulteriore suggerimento è quello di coinvolgere gli sviluppatori ed utenti del sistema informatico che dovrà “parlare” con SAP, condividendo con loro i risultati dell’analisi prima ancora di richiedere l’approvazione da parte del cliente.

Nel prossimo post, l’ultimo sulla fase di implementazione, vedremo la migrazione dei dati.