Fasi di un progetto di implementazione di SAP: la formazione

In questo articolo vediamo la fase di formazione degli utenti in un progetto di implementazione di SAP.

La formazione consiste nello spiegare la nuova modalità di lavorare a tutti gli utenti finali che utilizzeranno SAP.

La formazione di regola avviene prima della fase di test, dato che gli utenti per poter provare il sistema devono conoscere come lavorare con il nuovo sistema gestionale.

Ovviamente nella mia carriera ho avuto anche esperienze diverse: ad esempio in alcuni casi si è concordato che la formazione sarebbe avvenuta contestualmente alla fase di test. I vari scenari di test venivano prima mostrati dal formatore e successivamente riprodotti dagli utenti su SAP.

Questo sistema ha il vantaggio di ottimizzare i tempi del progetto con i conseguenti risparmi, ma sicuramente ha il difetto di raggruppare in un unico momento due fasi molto delicate.

Per quanto riguarda invece chi viene formato, una strategia seguita frequentemente è quella di iniziare formando i cosiddetti Key user (la cui traduzione letterale è “utente chiave”).

Si tratta delle persone scelte dal cliente per partecipare direttamente alle varie fasi del progetto e quindi gli interlocutori diretti dei consulenti che lavorano all’implementazione.

Dopo aver formato gli utenti chiave, saranno loro stessi che formeranno gli utenti finali, cioè l’intera popolazione di utenti che userà il SAP.

Questo sistema ha il vantaggio di ridurre i costi del cliente e genera usualmente una forte motivazione degli utenti chiave, i quali si troveranno coinvolti in prima persona e porteranno il “nuovo verbo” all’interno dell’azienda.

Come si svolge la fase formativa?

Il primo passo è redigere un Piano di Formazione che definisca i temi trattati, gli utenti che saranno formati e le date proposte.

Il piano di formazione è importante per permettere a tutta l’azienda di prepararsi con tempo e continuare a svolgere le normali attività.

Al piano di formazione devono seguire gli Argomenti in dettaglio che verranno affrontati per ogni tema. Chiaramente se è possibile gli argomenti possono essere inviati contestualmente al piano di formazione.

A tempo debito occorre inviare il Manuale Utente (io direi non meno di 15 giorni prima della sessione di formazione).

Vediamo un esempio pratico di come potrebbe essere un Piano di Formazione:

Come potete vedere abbiamo definito diversi gruppi di utenti in funzione dei lavori che dovreanno svolgere:

Ricordatevi sempre che le persone per cui farete formazione solitamente non conoscono SAP, quindi le istruzioni devono essere semplici, chiare e ricche di immagini delle schermate (un’immagine è sempre più efficace di tante parole).

Per quanto riguarda il momento formativo, le indicazioni più importanti che vi voglio dare sono le seguenti:

Durante la formazione utilizzare un sistema SAP più simile possibile a quello che gli utenti utilizzeranno a regime, se possibile con materiali, clienti e fornitori veri.

La formazione dovrebbe essere eseguita in un’aula con uno schermo dalle dimensioni che permettano la chiara visione a tutti i partecipanti, inoltre gli utenti dovrebbero avere dei computer dove poter fare delle esercitazioni programmate, ma attenzione! Si dovrebbe evitare che gli stessi possano distrarsi con le loro attività lavorative routinarie (per esempio leggere le mail di lavoro).

Sempre per agevolare nel modo migliore la comprensione, la lezione deve seguire pedissequamente quanto scritto nel manuale e secondo la sequenza prevista. Questo è molto importante per evitare che i partecipanti si perdano.

Le sessioni non dovrebbero durare più di quattro ore e dovrebbero prevedere una fase di esercitazione. Questo passaggio è importante per evitare che la formazione sia “monodirezionale” e i partecipanti perdano la concentrazione.

Altri suggerimenti dalla mia esperienza:

La formazione non è un momento per ridiscutere ciò che nelle fasi precedenti è stato condiviso: se questo fenomeno si verifica con una certa frequenza, vuol dire che effettivamente qualcosa non è andato nel verso giusto nelle fasi precedenti. E’ opportuno rivedere questi punti in altra sede e in un altro momento. Ma ricordati che spesso i partecipanti sono degli utenti finali che non hanno seguito i lavori delle fasi precedenti e vedono spesso erroneamente nel nuovo sistema SAP la proiezione dell’attuale modo di lavorare. Se si verifica questa situazione frequentemente, occorre coinvolgere gli utenti chiave che hanno partecipato alle fasi iniziali per intraprendere delle tempestive azioni correttive.

Le sessioni formative dovrebbero prevedere un foglio presenze e dovrebbero permettere una valutazione (anche anonima) della sessione da parte dei partecipanti. Questo è molto importante per correggere tempestivamente eventuali insoddisfazioni degli utenti ed eventuali lacune od errori.

Qualche parola infine sulla situazione che stiamo vivendo.

Da diversi mesi ha preso sempre più piede la formazione a distanza con programmi come Skype o Microsoft Teams. La mia esperienza è stata che l’uso di questi strumenti, nato da una necessità, si è dimostrato molto efficace, riuscendo a sostituirsi validamente alla tradizionale di formazione “de visu” in classe.

Nella mia recente esperienza le maggiori difficoltà sono state di natura culturale, legate alla difficoltà di accettare un metodo formativo così innovativo (nessun formatore in aula, nessun altro compagno di formazione in aula: si sta a casa oppure nel proprio ufficio a seguire la lezione).

Dopo le prime diffidenze, questo metodo si è dimostrato efficace e molto spesso lo utilizzo anche quando sarebbe possibile fare delle lezioni presenziali.

Nel prossimo post vedremo nel dettaglio la fase di test del sistema.