EIM (Enterprise information management) in SAP: una introduzione

Con gestione delle informazioni aziendali (in inglese, Enterprise Information Management o EIM) si intende la disciplina che studia l’ottimizzazione, l’elaborazione e l’archiviazione e dei dati creati e utilizzati da un’impresa.

Il suo obiettivo è migliorare l’efficienza, promuovere la trasparenza con decisioni basate su dati affidabili e consentire la comprensione e lo sviluppo del business.

I progressi tecnologici stanno infatti creando nuove opportunità per le aziende che possono sfruttare le informazioni in tempo reale per rispondere ai gusti dei clienti, identificare inefficienze operative, ottenere il massimo dai fornitori o addirittura, in alcuni casi, creare modelli di business completamente nuovi.

Alcune società trattano ormai le informazioni come un vero e proprio patrimonio aziendale, da gestire con grande attenzione alla stregua di brevetti, know how ed altre risorse intangibili ma non per questo meno preziose.

Una gestione efficace delle informazioni aziendali può aiutare una organizzazione a funzionare meglio. Può anche aiutare a risolvere il problema dei “silos” – situazioni che si creano quando le informazioni non si spostano da un dipartimento all’altro a causa di motivi “politici” e/o organizzativi, e tutti i dipartimenti creano le proprie versioni “tribali” di dati ed informazioni delle quali poi si sentono proprietari: esattamente il contrario della gestione centralizzata e condivisa che invece sarebbe auspicabile.

La EIM in SAP è in grado di gestire vari tipi di dati: strutturati (quelli che seguono un modello predefinito, come file Excel o i database SQL), semi-strutturati e non strutturati e anche contenuti come documenti, e-mail, audio, video e così via.

E’ anche in grado di gestire un aspetto importante e spesso sottovalutato, quello dell’archiviazione e cancellazione delle informazioni – sia perché si considerano ormai obsolete sia per requisiti di legge.

Esistono vari prodotti SAP che forniscono gli strumenti per gestire, studiare ed archiviare tutte le informazioni rilevanti.  

Si centrano su vari aspetti del problema, come ad esempio:

• Il consolidamento dei dati provenienti da varie fonti: l’obiettivo della “data integration” è l’unione di vari database provenienti anche da sistemi diversi da SAP e possibilmente con strutture differenti in una unica fonte di informazioni.
• La gestione della qualità dei dati: si cerca di massimizzare la qualità dei dati con la rimozione dei duplicati e dei dati erronei
• La Master Data Management: la gestione dei dati master (MDM) comprende attività come la definizione dei processi e delle responsabilità per la manutenzione dei dati master, l’implementazione di meccanismi per garantire la disponibilità di dati master di buona qualità, la sincronizzazione di dati se necessario, etc.
• La gestione dei contenuti (Content Management): obiettivo di questa attività è gestire vari tipi di informazioni, non solo basi di dati ma anche documenti di Office (Word, Excell, etc.), PDF, immagini, ecc.
• La gestione del ciclo di vita dei dati (Information Lifecycle Management): anche i dati hanno una “vita utile”, dopo la quale devono essere archiviati o cancellati.

Alcuni di questi prodotti sono:

SAP Information Steward: ha varie funzionalità che permettono la profilazione dei dati, la definizione di regole di qualità per l’accettazione dei dati, il controllo dei duplicati e la creazione di “scorecard” (delle statistiche esplorabili a vari livelli di profondità e che includono la quantificazione della qualità dei dati, i trend e gli impatti economici).

SAP Data Services: è uno strumento ETL che offre una unica soluzione a livello di impresa per attività come l’integrazione dei dati, la verifica della qualità dei dati, la profilazione dei dati (ad esempio, la definizione di certe categorie di acquirenti standard) e l’elaborazione di dati testuali di fonti eterogenea, etc.

SAP Process Orchestration e SAP Business Workflow: questo strumento fornisce dettagli sulla performance dei processi aziendali rispetto ai propri obiettivi.

 SAP BusinessObjects Business Intelligence (SAP BusinessObjects BI): questo strumento fornisce vari metodi per visualizzare e presentare informazioni come metriche di successo e i KPI (“Key Performance Indicators”) a pubblici differenti, ad esempio analisti, utenti o dirigenti.