Cosa significa Target Operating Model?

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Quando lavoriamo con un software ERP, qualunque sia il nostro ruolo, è sempre necessario sapere “perché facciamo ciò che facciamo”.

Sapere il perché può infatti aiutare i manager a capire i vantaggi dell’adozione di un nuovo software, gli utenti finali a cambiare il modo in cui lavorano, i consulenti a configurarlo nel modo migliore e così via.

Se la risposta non è chiara si presenteranno vari problemi: i manager non aiuteranno nell’implementazione, i dipendenti faranno resistenza e continueranno ad utilizzare i vecchi processi, le priorità non saranno chiare e i risultati dell’implementazione non saranno in linea con le necessità dell’impresa.

Prima di implementare un ERP come SAP uno dei passaggi principali è quello di definire il perché è necessario un cambiamento – riconoscere sia quello che l’impresa non fa e deve cominciare a fare che quello che sta facendo e deve smettere di fare.

Evidentemente il cambio può essere motivato da vari fattori, anche concomitanti: cambi legali, nuove tecnologie, cambi nel mercato in cui operiamo (ad esempio arrivo di nuovi concorrenti) e così via.

Si tratta spesso di fattori esterni, ma possono esistere anche fattori interni – alcuni esempi di fattori interni sono la necessità di standardizzare ed armonizzare i processi dentro una impresa cresciuta molto in fretta, ottimizzare i costi operativi o aiutare i managers ad analizzare i principali parametri aziendali.

Una volta che è stato definito il perché del cambiamento è possibile rispondere alla domanda successiva: come vogliamo che diventi la nostra organizzazione quando il programma di implementazione dell’ERP è completo?

Questo esercizio di definizione dello stato in cui vorremmo che la impresa si trovasse ha vari nomi in inglese, tra cui “business end state”, “strategy plan” e “Target Operating Model”.

Il Target Operating Model è una descrizione di come vorremmo che la nostra organizzazione operasse. Nella pratica ha tre componenti:

• Processi: Quale è il modo migliore di lavorare? E’ necessario centralizzare o decentralizzare processi? Aggiungerne di nuovi o cambiarne di esistenti? Il documento che definisce i processi come dovrebbero essere si chiama Business Process Master List.
• Persone: quale è il modo migliore di organizzare le persone per supportare i processi che vogliamo implementare? E’ necessario definire come deve essere strutturata l’organizzazione a vari livelli (globale, regionale, locale).
• Tecnologia: Quali sono i migliori strumenti (hardware e software) per raggiungere il risultato voluto? Quali attività possono essere automatizzate?

Evidentemente il Target Operating Model non è un documento rigido ed inflessibile, in quanto può essere necessario dover adattare alcuni processi alle condizioni locali.

È quindi necessario definire quali processi si considerano globali (e quindi “intoccabili”) e quali sono invece locali (e quindi adattabili alle condizioni del mercato e al modo di lavorare).

Idealmente i processi locali non dovrebbero essere totalmente indipendenti – dovrebbero invece essere fornite delle opzioni di customizzazione.

Anche dal punto di vista della tecnologia esistono vari motivi per i quali i sistemi hardware o software di una sede dell’azienda potrebbero essere differenti dal resto: potrebbe trattarsi ad esempio di una società che è stata comprata, di una filiale locale che ha implementato un ERP differente per vincoli di budget, di uno scenario dove varie società o divisioni che appartengono allo stesso gruppo lavorano come imprese separate, etc.

Il Target Operating Model dovrebbe considerare questi scenari, e se necessario essere pensato per fasi: quali sono le basi da cui partire e come costruire un sistema scalabile, come migliorare successivamente con passaggi incrementali, e finalmente come raggiungere l’obiettivo finale.

Importante notare come l’implementazione di SAP possa essere anche solo una parte del Target Operating Model – potrebbe ad esempio essere una precondizione, o potrebbero esserci vari cambi da implementare senza una relazione con SAP.

È quindi necessario valutare quali parti del nostro obiettivo dipendono da SAP, e come questi cambi avranno un effetto sulla redditività dell’impresa.

Infine è importante commentare come, sebbene il Target Operating Model sia usualmente un documento molto esteso, è necessario poter enunciare su quali idee si basa – ad esempio “reagire a cambiamenti nel mercato più velocemente della concorrenza” o “semplificare la supply chain”.

Riassumendo i vari elementi che ci servono per organizzare correttamente l’implementazione di un ERP sono un motivo (perché lo vogliamo fare), una visione di dove vogliamo arrivare (il Target Operating Model) e quali sono i principi sui quali sarà basato il nostro lavoro.