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Cosa è SAP Concur?
Concur è una delle varie società acquisite da SAP durante il suo processo di espansione negli ultimi anni.
Precedentemente nota come Concur Technologies è stata acquisita nel 2014 ed integrata nell’ecosistema di SAP per offrire servizi di gestione dei viaggi aziendali e delle relative spese di viaggio.
Si tratta di una soluzione “Cloud” (ossia in remoto – gestita da diversi centri di dati nei vari continenti). E’ un esempio di “SaaS” (acronimo dall’inglese “Software as a Service”, ossia pagherete non per un programma installato sul vostro computer ma per il servizio che vi viene dato connettendovi ad esso.
È una soluzione che combina e integra la spesa complessiva in tre grandi blocchi: Concur Expense, Concour Travel e Concur Invoice. A questi tre blocchi si aggiunge una parte dedicata all’analisi dei dati e una app per cellulari.
Il principio centrale è che tutte le informazioni collegate possono essere gestite in un unico luogo, fornendo trasparenza nella spesa complessiva.
SAP Concur si integra con numerose soluzioni e app di terze parti, tra cui per esempio Airbnb e Uber.
Concur Expense: fornisce piena visibilità sulla spesa e ha capacità di garantire il rispetto delle politiche e normative aziendali.
Permette di sincronizzare una carta di credito come base per la gestione delle spese. Fornisce anche un’interfaccia facile da usare per passare attraverso il processo di richiesta di rimborso spese.
Concur Travel (Viaggi): questa area gestisce la prenotazione di voli e pernottamenti, e permette di generare le regole alle quali devono sottostare i dipendenti al momento di effettuare le prenotazioni. Chi ha dei dipendenti diretti può approvare le loro richieste di viaggi, delegare l’approvazione, attivare dei meccanismi di approvazione automatica, etc.
L’area Travel Request (Richiesta di autorizzazione del viaggio) gestisce invece il procedimento di approvazione. Si parte dalla creazione della richiesta di spostamento (date, motivo del viaggio, etc.) all’approvazione. Le schermate sono molto intuitive, ed assomigliano a quelle dei portali delle agenzie di viaggio online. Ad esempio è possibile ordinare le combinazioni di voli per compagnia, ora di partenza, prezzo, etc.
Concur Invoice (Gestione delle spese di viaggio): questa area gestisce infine il rimborso delle spese di viaggio al ritorno del dipendente. Facilita l’inserimento delle ricevute, permette di creare distinte regole (ad esempio rimborso “Per Diem” o fino ad un cero tetto di spesa) ed accelera l’approvazione delle spese.
La piattaforma di gestione ed analisi dei dati fornisce strumenti per controllare la spesa. Dashboards (“pannelli di controllo”) interattivi, rapporti e avvisi forniscono una visione in tempo reale di quanto si sta spendendo e chi lo sta spendendo. Fornisce trasparenza nel budget (sia sulla pianificazione dei costi di viaggio che sul costo effettivo), conclusioni basate sui dati aggregati, rapporti e informazioni a vari livelli di dettaglio.
Inoltre offre un servizio di apprendimento automatico (Machine learning) – una forma di intelligenza artificiale che consente di comprendere in profondità il tipo di spese di viaggio che stiamo rimborsando per determinare eventuali comportamenti anomali e possibili errori di immissione dei dati.
La app per cellulare di SAP Concur è evidentemente molto avanzata (probabilmente userete spesso Concur mentre siete in viaggio). Completa la soluzione basata sul web e rendere possibile la gestione delle spese e l’ approvazioni di viaggi o di fatture da un dispositivo mobile.
Questa soluzione è pensata per imprese di dimensioni medio – grandi che devono processare centinaia di rimborsi spese al mese: migliorare l’efficienza di questo processo consente non solo di ridurre i tempi (è molto più facile registrare le spese di viaggio) ma anche di risparmiare rilevando errori o azioni fraudolente.
Dal punto di vista degli utenti facilita il lavoro dato che è più facile ottenere dei rimborsi, organizzare con flessibilità il viaggio desiderato ed avere più chiarezza su quali sono le norme ed i procedimenti aziendali in materia di viaggi.