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Cosa è SAP Activate: metodologia, Best Practice, configurazione guidata
SAP Activate è il nuovo “acceleratore di implementazione SAP” – in pratica la metodologia e gli strumenti che SAP suggerisce di utilizzare quando si implementa l’ERP.
Si tratta di tre cose in una: una metodologia, le “SAP Best Practice” (i processi aziendali considerati migliori e suggeriti da SAP) e degli strumenti di configurazione guidata del programma. Rilasciato nel 2015 fornisce un quadro di riferimento per aiutare il cliente attraverso tutto il ciclo di vita dell’implementazione.
Sono la metodologia e gli strumenti che SAP suggerisce di utilizzare quando si implementa SAP S/4HANA. Può essere usato anche per l’implementazione di altri prodotti – la Business Suite di SAP ERP, SAP Customer Relationship Management, SAP Supply Chain Management e anche alcune soluzioni cloud come SuccessFactors, Customer Experience e Ariba.
Activate è uno strumento flessibile: supporta infatti vari punti di partenza (nuove implementazioni, conversioni di sistemi, migrazione di dati selettiva) e diversi scenari, sia on premise che cloud.
Non è obbligatorio utilizzare tutti e tre i suoi componenti: se ad esempio stiamo lavorando a una conversione di sistema da SAP Business Suite a S/4HANA potremmo scegliere di scartare le best practice ed utilizzare solo la metodologia e l’installazione guidata.
SAP Activate propone una metodologia in 4 passi che sostituisce la metodologia ASAP, considerata troppo rigida (se non siete familiari con ASAP potete vedere questo articolo).
- Preparare (Prepare): La fase di preparazione è quella in cui un progetto viene pianificato e avviato utilizzando le “best practices”.
- Esplorare (Explore): La fase di esplorazione è quella in cui diversi team della società cliente si riuniscono con i consulenti e determinano quali funzionalità dell’ERP soddisferanno i requisiti per i quali viene implementato SAP.
- Realizzare (Realize): La fase di realizzazione è quella in cui SAP viene configurato ed i consulenti che lo implementano cercano di avere dei feedback frequenti da parte degli utenti per confermare che il progetto stia andando nella direzione corretta. Questo modo di lavorare, se avete esperienze di programmazione, ricorda molto da vicino i concetti della metodologia Agile (la validazione frequente dei risultati aiuta a diminuire le incomprensioni e a favorire l’accettazione dei risultati).
- Lancio (Deploy): La fase di lancio del sistema prevede la preparazione del cut-over (il momento transitorio in cui gli utenti smettono di utilizzare il sistema preesistente nell’impresa per passare al nuovo sistema).
Oltre alle quattro fasi di progetto del metodo Activate ci sono anche quattro “quality gates” (punti del processo in cui viene controllata la qualità del lavoro) alla fine di ogni fase.
Questo è un requisito minimo – per programmi di implementazione più complessi possono essere necessari (o molto consigliati) ulteriori quality gates.
La metodologia proposta da SAP Activate può essere vista come una combinazione di elementi di un processo “a cascata” con altri di un processo “agile”.
Una metodologia a cascata (waterfall) divide le attività del progetto in fasi successive con una serie di passaggi sequenziali chiari e ben definiti. I passaggi vanno completati in sequenza e non si può iniziare il successivo sino a quando non si è completato il precedente.
I requisiti sono definiti prima di iniziare, ed i risultati tendono ad essere visibili solo alla fine del processo di sviluppo.
Una metodologia Agile invece è più veloce e flessibile. I progetti vengono completati in cicli successivi, ed in ogni ciclo ci si concentra su ciò che è più importante in quel momento. Vengono fatte varie iterazioni, ognuna delle quali produce un pezzo di software funzionante.
Permette di incorporare nelle sviluppo cambi e nuove richieste. Promuove inoltre una collaborazione accentuata tra sviluppatori ed utenti finali.
In SAP Activate la fase Realizzare (Realize) ha una struttura agile, mentre le altre fasi hanno una struttura a cascata.
La configurazione guidata (immagine qui sotto) è invece un insieme di strumenti che aiutano a configurare la soluzione, testare i processi, effettuare la migrazione dei dati, etc.
Come accennato in precedenza le “best practices” sono in pratica dei processi aziendali standard e “pronti all’uso” che sono stati ottimizzati per funzionare in S/4HANA.
Questi processi aziendali pronti all’uso sono basati sulle conoscenze e dalle esperienze fatte con l’implementazione del gestionale da migliaia di clienti SAP.
Offrono dei processi “pronti all’implementazione”, dati e strutture organizzative modello per supportare gli obiettivi strategici del business e accelerare l’implementazione di SAP. I processi pronti all’uso per S/4HANA si integrano anche con le soluzioni cloud di SAP come Ariba e SuccessFactors.
L’adozione dei processi e delle soluzioni standard eviterà anche dover lavorare ad ulteriori requisiti di personalizzazione. Questo ridurrà il costo non solo il costo dell’implementazione ma anche il complessivo di manutenzione del sistema.
Sono organizzati per processo di business (per esempio “Contabilità fornitori” o “Produzione per il magazzino”).
Una soluzione ancora più standardizzata è quella di usare una “SAP Model Company”.
Si tratta di un servizio aggiuntivo offerto da SAP nel quale è possibile scegliere delle “imprese preconfigurate” per i settori ed i paesi che ci interessano (ad esempio “Aerospaziale e Difesa”, “Bancario”, “Vendita al dettaglio”, “Assicurazioni” e così via).
Si tratta della soluzione che minimizza gli sforzi di implementazione (massimizzando la standardizzazione), ed è l’evoluzione della Rapid Deployment Solution.
Ordinando le soluzioni proposte da SAP da minore a maggiore standardizzazione avremo dunque:
- Best Practices
- Rapid Deployment Solution
- SAP Model Company
Il beneficio principale percepito da molti utenti che utilizzano la metodologia SAP Activate è la riduzione del tempo di implementazione (e quindi anche dei costi associati), oltre a una diminuzione dei rischi che deriva dall’uso dei processi ampiamente testati definiti nelle “best practice”.