Cosa è la metodologia ASAP?

ASAP è una metodologia (ossia un insieme di regole, principi e metodi) per implementare SAP in una azienda.

L’acronimo significa Accelerated SAP (SAP Accelerato) e sospetto che sia anche un gioco di parole: ASAP in inglese viene usato anche come abbreviazione di As Soon As Possible, in italiano “Il più presto possibile” (che per inciso è anche la risposta standard dei clienti alla domanda “Quando vi serve che sia implementato SAP?”).

La metodologia ASAP include cinque fasi da seguire per implementare il sistema nel modo più efficiente possibile, cioè usando meno tempo, denaro e persone.

Ognuna delle fasi include dei “work package” – basicamente attività e compiti da svolgere.

Inoltre ogni fase produce una serie di risultati tangibili, ben definiti e misurabili, come ad esempio il dimensionamento dell’hardware necessario,  la definizione del gruppo che lavorerà al progetto ed il ruolo di ogni membro, etc.

Le fasi standard sono queste:

Preparazione del progetto: In questa fase si pongono le basi per un’implementazione di successo. Si definiscono scopi e gli obiettivi del progetto, il calendario (inclusa la fatidica fase del Go-Live), l’organizzazione del team e le risorse disponibili.

Business Blueprint (Piano aziendale): In questa fase vengono definiti i processi che utilizza l’impresa e la sua struttura organizzativa per implementarli nel sistema SAP. È importante notare che in questa fase si definisce non solo i progetti come sono a anche come dovrebbero essere per migliorare la produttività. Per questo motivo durante questa fase viene anche condotta una “gap analysis” (uno studio delle differenze tra la situazione attuale e l’obiettivo finale).

Realizzazione: Partendo dal piano aziendale configuriamo i requisiti nel sistema. Durante questa fase vengono anche eseguiti dei test di integrazione e si crea la documentazione per gli utenti finali (le persone che dovranno utilizzare SAP quotidianamente in futuro).

Preparazione finale: In questo passaggio si eseguono numerosi test, viene normalmente effettuata una formazione presenziale degli utenti finali si effettua il cosiddetto “cut-over” (in pratica si smette di lavorare con il sistema che veniva usato prima di SAP).

Go Live & Supporto: Infine si passa dall’ambiente di pre-produzione al sistema “live”. Alcuni consulenti considerano il supporto come una sesta fase indipendente – io lo vedo più come il momento in cui si supportano gli utenti finali nelle prime settimane dopo l’implementazione del software per risolvere i problemi che immancabilmente si presentano.

Ovviamente esistono altre metodologie possibili di implementazione del sistema, ad esempio SAP Activate (un evoluzione di ASAP uscita nel 2014) e SAP Launch (pensata per le soluzioni “cloud” in remoto).

È necessario utilizzare una metodologia per implementare SAP? Sebbene non esistano obbligazioni formali e anche se ogni metodologia ha i suoi difetti mi sentirei di dire che per attività complesse come l’implementazione di un gestionale un piano non perfetto è comunque meglio di nessun piano.

Se avete esperienza di Project Management utilizzare ASAP o Activate è un po’ come utilizzare le metodologie PMI o PRINCE2 (o se preferite degli esempi più vicini al mondo della programmazione, “Lean” o “Agile”).