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Come scegliere un software per la gestione del magazzino (WMS)
La gestione efficace del magazzino è fondamentale per qualsiasi azienda che gestisca inventari fisici di merci. Un software per la gestione del magazzino (WMS, Warehouse Management System) è uno strumento essenziale per ottimizzare le operazioni e migliorare l’efficienza.
Ma come si sceglie il software più adatto alle proprie esigenze?
In questo articolo vedremo a cosa serve un software per la gestione del magazzino – in sostanza passeremo in rassegna le funzioni che semplifica e coadiuva.
Vedremo poi come scegliere un WMS e come il gestionale SAP può aiutare i magazzini di diverse dimensioni a una gestione più smart e ordinata.
A cosa serve un software per la gestione del magazzino
Un software di gestione del magazzino è una piattaforma che digitalizza le operazioni relative alla gestione di un magazzino, tra cui spedizione, ricezione, gestione delle bolle, inserimento ordini… Le funzioni che può avere un software di gestione del magazzino sono varie e dipendono dal programma stesso e da come questo viene impostato. In generale possiamo dire che ci siano queste funzioni ricorrenti:
1) Ricezione delle merci (Inbound)
Il processo inizia quando le merci vengono ricevute nel magazzino. I software per la gestione del magazzino consentono di registrare in modo efficiente i dettagli delle merci in arrivo, tra cui la quantità, la data di arrivo, il fornitore e la posizione di stoccaggio prevista. Questi dati vengono solitamente acquisiti tramite dispositivi mobili o scanner per ridurre al minimo gli errori umani – molto comoda è la BEM (Buono Entrata Merce) che consente di fare un’unica registrazione di varie bolle;
2) Archiviazione
Il software assegna automaticamente una posizione in stock alle merci in base a determinati criteri. A seconda della frequenza di picking, del tipo di ordine in cui un pezzo viene preparato, della quantità a stock ecc, il sistema assegna uno spazio d’archiviazione “intelligente”.
3) Facilitazione del picking
Quando un ordine deve essere evaso, il WMS aiuta a pianificare peso, dimensioni, scadenza o tipo di prodotto. Questo processo aiuta a ottimizzare lo spazio di archiviazione e a garantire una facile accessibilità alle merci quando necessario.
Un buon software per la gestione del magazzino può anche pianificare l’itinerario più efficiente perché l’operatore di magazzino prenda gli articoli richiesti.
4) Imballaggio e spedizione (outbound)
Dopo che gli articoli sono stati prelevati, il WMS assiste nella fase di imballaggio, calcolando le dimensioni e il peso del pacco, generando etichette di spedizione e determinando il corriere più appropriato.
Inoltre, il software può tenere traccia dei dettagli della spedizione, come i numeri di tracciamento.
5) Tracciabilità degli articoli
Il WMS fornisce un’accurata tracciabilità degli articoli all’interno del magazzino. Questo significa che ogni articolo è assegnato a una posizione specifica e viene monitorato mentre si sposta all’interno del magazzino. Ciò è fondamentale per rintracciare gli articoli in caso di problemi o richiami.
6) Gestione delle scorte
Un buon software di gestione del magazzino aiuta concretamente ad evitare la rottura di stock, fornendo informazioni importanti alla pianificazione ordini.
In più, può contribuire a ridurre il rischio di obsolescenza delle scorte, aiutando a gestire meglio i cicli di vita dei prodotti.
7) Reporting e analisi
I WMS offrono spesso la possibilità di strumenti di analisi, ad esempio strumenti per fissare KPI, o per gestire il Kanban, e simili. Possono anche aiutare nella creazione concreta di report e visualizzazioni che aiutano a comprendere meglio i problemi – questo accade soprattutto quando sono integrati con altri software o con altre funzioni, ad esempio quella di data analysis.
Fattori da considerare nella scelta di un WMS
Scalabilità
Uno dei primi aspetti da considerare è la scalabilità del software. È importante scegliere un WMS che possa adattarsi alle esigenze future dell’azienda. Il software dovrebbe poter gestire un aumento delle dimensioni del magazzino, un aumento di prodotti e una eventuale differenziazione dei canali di distribuzione.
Possibilità di integrazione con altri programmi
Il WMS deve integrarsi con altri sistemi aziendali, come il sistema di gestione dell’inventario (IMS), il sistema di gestione delle vendite (OMS) e il sistema di gestione degli ordini (OMS). L’integrazione agevolerà lo scambio di dati tra questi sistemi e garantirà un flusso di lavoro senza intoppi.
Facilità d’uso
Un WMS user-friendly è fondamentale. I vostri dipendenti devono essere in grado di imparare rapidamente a utilizzare il software e sfruttare appieno le sue funzionalità.
Supporto e Assistenza
La qualità del supporto offerto dal fornitore del software è un fattore ugualmente importante da considerare, quindi è il caso di cercare un software con assistenza dedicata.
Sicurezza
È sempre meglio scegliere un gestionale noto e di un’azienda conosciuta. Non è sempre una garanzia di rispetto degli standard minimi di sicurezza, però può aiutare.
La sicurezza dei dati è cruciale quando si gestiscono informazioni sensibili e segreti aziendali. Assicuratevi che il WMS offra misure di sicurezza avanzate per proteggere i vostri dati da accessi non autorizzati.
SAP per la gestione del magazzino
Il Warehouse Management System (WMS) di SAP costituisce il livello più elevato della struttura logica all’interno del sistema SAP ERP Warehouse Management.
Il magazzino, come struttura fisica (ad esempio, un capannone industriale), solitamente esiste e funziona prima dell’implementazione del sistema SAP ERP Warehouse Management in un’azienda.
Quindi, magazzino virtuale su SAP e magazzino “reale” non sono la stessa cosa.
Può sembrare una considerazione banale, ma è proprio questo il primo concetto che serve padroneggiare quando si sceglie SAP come proprio gestionale di magazzino.
Questo è il principale vantaggio di SAP: il lavoro svolto in questo gestionale consiste nel definire il magazzino “fisico” e i relativi processi di gestione utilizzando la terminologia e la logica specifiche di SAP. In pratica, si tratta di “modellare” il proprio magazzino in SAP in modo da adattarlo al meglio alle esigenze aziendali.
Questo rende il magazzino in SAP un’immagine esatta e organizzata del magazzino reale, e lo rende uno dei gestionali più completi, sicuri, scalabili ed efficienti presenti sul mercato.
Cosa fa un consulente che ti aiuta a impostare SAP nel tuo magazzino?
Il compito del consulente SAP è quindi di comprenderne le operazioni quotidiane, i requisiti del personale del magazzino e gli obiettivi aziendali. Questi obiettivi possono comprendere i problemi di inventario, ma anche il miglioramento dell’efficienza dei processi.
In alcuni casi, i magazzini sono così semplici che possono essere gestiti unicamente come luoghi di stoccaggio all’interno delle funzionalità di gestione dell’inventario di SAP ERP (IM). Bisogna fare i conti con la propria dimensione aziendale!
SAP ERP (IM) può infatti essere efficace per piccole imprese, ma comporta la perdita di molte delle funzionalità avanzate di gestione di magazzini più grandi.
SAP Warehouse Management è, tra i vari tipi di SAP, quello più completo per le aziende con magazzini medio-grandi.
All’interno di un magazzino è possibile definire diverse aree identificate come “Storage type” (tipi di stoccaggio). Ad esempio, avremo le zone refrigerate, quelle accessibili solo con determinati tipi di carrello elevatore, quelle delle minuterie, e altro ancora.
La definizione accurata dei tipi di stoccaggio permette a SAP Warehouse di essere adattabile a tutti i tipi di azienda.
Storage bin: l’unità di stock
Il “Storage bin” è l’unità di stock più piccola all’interno dell’organizzazione del magazzino ed è dove sono fisicamente collocati gli oggetti. Le dimensioni di ciascun storage bin variano in base alle specifiche esigenze dell’azienda e ai materiali gestiti. Non esiste una dimensione standard predefinita, e le dimensioni possono variare da un’azienda all’altra e persino all’interno dello stesso tipo di stoccaggio.
Ad esempio, un storage bin può rappresentare una posizione su uno scaffale, un’area in uno spazio aperto o una posizione su un nastro trasportatore, tra molte altre possibilità. Ciascun storage bin è identificato da un nome univoco, composto da fino a 18 caratteri alfanumerici.
La “Storage section” viene utilizzata quando è necessario raggruppare diversi storage bin con caratteristiche simili. Ad esempio, questa funzionalità potrebbe essere utilizzata per raggruppare i bin nella parte inferiore di uno scaffale. Non è obbligatorio creare storage sections per tutti i bin nel magazzino, a volte è sufficiente lavorare solamente con i tipi di stoccaggio.
Infine, un “quant” rappresenta una quantità specifica di materiale contenuta in un storage bin.
SAP genera automaticamente un quant (e lo associa al materiale) quando un contenitore contiene materiale proveniente dallo stesso lotto. Quando tutto il materiale è rimosso dal contenitore, il sistema elimina automaticamente il quant.
A fronte di questa breve spiegazione, è evidente perché SAP sia uno dei gestionali più usati dalle aziende in tutto il mondo, e perché saper usare SAP sta diventando una skill sempre più richiesta ai colloqui di lavoro.
Vuoi imparare a usare SAP come gestionale di magazzino?