Come programmi gestionali aiutano a gestire il magazzino

In uno degli articoli precedenti abbiamo spiegato cosa è un software gestionale (ERP) perché può essere considerate come il “cervello” dell’impresa, o più esattamente come uno strumento che aiuta I manager a prendere decisioni e ad attuare strategie.

Vediamo ora come i gestionali come SAP possono aiutare con la gestione del magazzino, anche considerando società di settori molto lontani tra di loro e con diversi modelli di impresa.

La prima cosa che è importante considerare è che esistono modalità di produzione diverse.

Alcune società producono oggetti discreti (ad esempio, biciclette) mentre altre lavorano con processi continui (per esempio imprese del settore chimico che producono gas o liquidi industriali – la produzione è generalmente continua ed ininterrotta).

Una variante del processo continuo è quello per lotti: una impresa che vende acqua minerale di una sorgente avrà una produzione continua e determinata ma dividerà il suo prodotto in lotti (ad esempio, casse con 6 bottiglie da un litro e mezzo).

Altre imprese sviluppano progetti specifici per venire incontro alle necessità del committente: un esempio potrebbero essere le commesse del settore militare, dove l’esercito fornisce solo le specifiche del prodotto finale.

Un’altra modalità di produzione è quella su misura: i negozi di camicia su misura producono solo un oggetto (camicie) ma lo fanno adattando il risultato finale alle forme dell’acquirente.

È importante anche osservare come il livello di automazione può essere diversissimo tra le varie società: anche le automobili sono oggetti discreti (come le biciclette dell’esempio anteriore) ma il loro processo si considera “ripetitivo” ed altamente automatizzato.

La seconda importante considerazione per capire il ruolo di SAP e degli altri programmi gestionali è che le scorte di magazzino rappresentano denaro immobilizzato – una ricchezza che potrebbe essere utilizzata in altre attività (finanziare l’acquisto di altre imprese, montare nuove fabbriche, etc.).

Per questo motivo le imprese cercano di minimizzare le dimensioni dei loro magazzini, sia in termini di materie prime che di prodotti finiti.

In pratica si cerca di raggiungere un complicato equilibrio tra la quantità di denaro investita (ed immobilizzata) nell’inventario e il desiderio degli acquirenti di ricevere il prodotto al più presto – in generale agli acquirenti non piace essere messi in lista di attesa, e potrebbero rivolgersi a un concorrente.

Il rischio di avere troppo poco inventario è quello di perdere clienti, mentre il rischio di averne troppo è quello di perdere denaro (tra i vari motivi anche perché normalmente esiste una obsolescenza dei prodotti).

I due estremi dello spettro di possibilità sono lavorare esclusivamente su ordinazione (in Inglese “Make to Order”, cioè non esiste un magazzino) e quello di garantire sempre l’esistenza di scorte (e se necessario produrre anche quando non ci sono ordini: Make to Stock”).

Esistono tuttavia delle situazioni intermedie (chiamate in Inglese “Assemble to Order” and “Configure to Order”) che si possono vedere in azione ad esempio nel caso del venditore di computer Dell – voi scegliete cosa volete nel PC e lui assemblerà il prodotto appositamente per voi.

Esiste in realtà anche un caso più estremo – “Engineer to Order” – dove il prodotto finale non solo non esiste ma non è neanche chiaro come debba essere. In questo caso i nostri ingegneri lo svilupperanno per il cliente.

L’obiettivo della pianificazione del gestionale (nel caso di SAP, Material Requirement Planning o MRP) e dunque quello di definire le dimensioni ottime dello stock di magazzino in funzione della strategia che abbiamo scelto e del nostro obiettivo principale – quello di non avere clienti insoddisfatti per i tempi di consegna troppo lunghi senza immobilizzare troppo capitale in materie prime, semilavorati o prodotti finiti.