Come orientarsi tra tutti i prodotti SAP

In questo articolo cerchiamo di fare chiarezza sui prodotti SAP che può essere interessante conoscere se si vuole aumentare la produttività della propria azienda o della propria attività.

Parleremo di soluzioni software SAP per la contabilità finanziaria, le risorse umane e la logistica, e di applicazioni della suite SAP Business.

Il pacchetto completo: la SAP Business Suite 

Sin dai primi anni, SAP ha ampliato e diversificato la propria offerta di software per coprire le diverse esigenze aziendali. La SAP Business Suite è il prodotto principale dell’azienda e consiste in varie soluzioni, acquistabili o acquisibili con licenza, in entrambi i casi singolarmente o come pacchetto completo. 

La SAP Business Suite è composta da:

• SAP ERP
• SAP Customer Relationship Management (SAP CRM) 
• SAP Product Lifecycle Management (SAP PLM)
• SAP Supply Chain Management (SAP SCM) 

Un’altra classificazione che possiamo fare è in base alla funzione specifica dell’applicativo SAP, come vediamo nella tabella sotto che riassume quali sono i vari moduli e sottomoduli sviluppato:

Applicativo	Funzione	Acronimo
Accounting	SAP ERP Financial/External Accounting	FI
	Controlling/Managerial Accounting	CO
	Financial Supply Chain Management	FSCM
	Treasury	TR
	Enterprise Controlling	EC
	Strategic Enterprise Management	SEM
	Project System	PS
Human resources	Personnel Administration	PA
	Recruitment	RC
	Personnel Development	PD
	Payroll	PY
	Training and Event Management	PE
	Time Management	PT
	Organizational Management	OM
	Travel Management	TM
Logistics	Purchasing	MM-PUR
	Production Planning and Control	PP
	Sales and Distribution	SD
	Customer Service	CS
	Warehouse Management	WM
	Transportation and Distribution	TD
	QM	QM
	Real Estate Management	RE
	Plant Maintenance	PM (sotto SAP EAM)
	Environment, Health, and Safety Management	EHS

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SAP ERP Financials (FI) contiene il software per la contabilità finanziaria e il controlling. Rispetto alle prime versioni di SAP R/3 sono stati aggiunti nuovi strumenti (ad esempio, la gestione dei flussi di cassa). Inoltre, SAP ha completamente rivisto la contabilità generale del sistema (nuovo SAP General Ledger, a volte abbreviato come G/L). È possibile utilizzare il componente di contabilità finanziaria (FI) per mappare i requisiti di rendicontazione finanziaria che sono applicabili in molti Paesi, lingue e curriculum. 

Le aree importanti della contabilità sono: 

• Contabilità finanziaria (contabilità esterna)
• Controlling (contabilità manageriale) 
• Governance aziendale 
• Tesoreria (contabilità gestionale) 
• Gestione dei crediti 

1) La componente centrale: SAP ERP 

Le attività di contabilità finanziaria, supportati dal modulo FI, sono incentrate sulla contabilità aziendale. Tutte le transazioni commerciali vengono inserite, documentate e assegnate ai conti. Sulla base di questi dati, è possibile creare il bilancio legale e il conto economico alla fine dell’anno fiscale. 

Accounting

Il componente SAP per la contabilità gestionale o Controlling (CO) si concentra invece sul successo aziendale. I processi aziendali devono essere ottimizzati per massimizzare i profitti. Le informazioni ottenute da questi processi costituiscono la base per importanti decisioni aziendali in merito al contenimento dei costi o all’investimento sulle utilities, ad esempio.

Nella contabilità gestionale, lo ricordiamo, le disposizioni governative non si applicano, come nella contabilità finanziaria. Oltre a ciò, è possibile utilizzare SAP a rispettare norme e regolamenti nazionali e internazionali. Anche qui, sarà necessario distinguere tra le misure legalmente vincolanti e quelle volontarie. 

Queste misure sono riassunte nel concetto di corporate governance, che implica una gestione e un controllo aziendali responsabili. Nell’area della Tesoreria sono disponibili anche funzioni di creazione e pianificazione dei mezzi finanziari e di garanzia dei pagamenti. Un altro compito sempre più importante della contabilità finanziaria è la gestione e salvaguardia della liquidità (cioè la solvibilità).

La gestione dei crediti 

La gestione dei crediti svolge un ruolo fondamentale nel garantire la liquidità. I compiti richiesti per raggiungere questo obiettivo vanno dalla verifica della solvibilità dei clienti all’elaborazione delle pratiche di chiarimento, fino alla fatturazione elettronica e alle transazioni di pagamento online. 

Risorse umane 

Ricordiamo che SAP ERP Human Capital Management (SAP ERP HCM) ha sostituito Human Resources (HR) in SAP R/3. 

SAP ERP HCM consente alle aziende di: 

• Gestire i dipendenti (amministrazione del personale) 
• Creare buste paga 
• Pianificare misure di qualificazione e formazione 
• Registrare e regolare gli orari di lavoro 
• Gestire i dati dei candidati alle posizioni aperte dell’azienda

Con lo strumento “Paghe” è anche possibile creare certificati di stipendio per i dipendenti e trasferire i risultati alla contabilità. Lo sviluppo del personale aiuta a pianificare e implementare misure di formazione e addestramento per i dipendenti. Il requisito di sviluppo del dipendente viene ricavato dal confronto tra la sua qualifica attuale e il profilo professionale. 

La gestione della formazione e degli eventi è anche una parte integrante di SAP ERP HCM, che permette di pianificare la formazione e gestirla insieme ad altri tipi di eventi aziendali. C’è poi la gestione delle presenze, intesa come gestione degli orari di presenza, delle ore di flessibilità, delle ferie annuali e delle assenze. Le informazioni vengono inserite online nel sistema dai dipendenti responsabili delle applicazioni Employee Self-Service (ESS) o dei sistemi di registrazione degli orari. 

Il sistema supporta l’intero processo di recruiting, dall’inserimento dei dati dei candidati all’assegnazione finale del personale. I dati dei candidati possono essere inseriti dai candidati stessi (tramite un portale Internet) o dai dipendenti della gestione del personale. Nella gestione organizzativa, i dipendenti vengono assegnati alle posizioni corrispondenti nell’azienda; il sistema fornisce unità organizzative per mappare le strutture organizzative nel sistema. 

Logistica 

Il sistema SAP supporta tutte le aree aziendali che appartengono alla supply chain e logistica, che comprende tutti i processi aziendali che riguardano i fornitori e i clienti, nonché la produzione dei prodotti.

La Supply Chain Materials Management (MM) riguarda beni o servizi che devono essere acquistati e poi gestiti e pagati. Il processo inizia con l’elaborazione delle richieste di acquisto, che vengono inviate all’Ufficio Acquisti dai vari reparti dell’azienda, per poi attivare l’ordine di acquisto stesso. MM è anche responsabile della gestione dell’inventario dei materiali e della loro valutazione ai fini del bilancio. Un’altra funzione importante del MM è la verifica delle fatture, in cui si controlla la correttezza delle fatture per i beni o i servizi acquistati. Il MM è anche responsabile della manutenzione dei dati anagrafici dei materiali.

La pianificazione della produzione (PP) nel sistema SAP comprende la pianificazione delle vendite e delle operazioni (S&OP) e la stessa PP (sia per la produzione discreta, ossia la produzione di beni generici, sia per la produzione di processo, ossia la produzione di unità non numerabili, ad esempio i fluidi nell’industria chimica).

In Sales and Distribution (SD), il sistema SAP supporta tutti i processi associati alla vendita di beni o servizi, consentendo ai dipendenti di elaborare preventivi e ordini di vendita, determinare la disponibilità delle merci e creare accordi di programmazione. SD include la verifica dei limiti di credito nelle vendite, la determinazione dei prezzi e delle condizioni e la fatturazione. 

I dati possono poi essere trasferiti automaticamente dalla Logistica alla Fl attraverso l’apposita integrazione.

Il processo logistico si conclude con l’area Customer Service (CS), che prevede la gestione e l’elaborazione degli ordini di assistenza ai clienti, come la garanzia, la manutenzione e la riparazione. Oltre ai processi aziendali principali qui descritti, SAP ERP comprende anche altri componenti, che SAP riassume in SAP ERP Corporate Services, che includono, tra gli altri, la gestione della qualità (QM) e l’ambiente, la salute e la sicurezza (EHS)

2) Mantenimento delle relazioni con i clienti: SAP Customer Relationship Management 

SAP Customer Relationship Management (SAP CRM) è la gestione attiva delle relazioni con i clienti. SAP CRM supporta tutte le fasi in cui i dipendenti di un’azienda comunicano e contattano i clienti: 

• Ottimizzazione delle relazioni con i fornitori: SAP Supplier Relationship 
• Marketing 
• Vendite e distribuzione 
• Assistenza 

Le funzioni di SAP CRM coprono un ambito più ampio e vengono utilizzate per mappare processi più complessi rispetto ai componenti di SAP ERP. Le informazioni sui clienti, che di solito sono disponibili solo per i dipendenti delle vendite che hanno contatti diretti con i clienti, vengono memorizzate nel sistema. Queste informazioni sono importanti anche per i dipendenti delle aree marketing e sviluppo prodotti, da utilizzare come base per le promozioni o per aiutare lo sviluppo dei prodotti a soddisfare meglio le richieste dei clienti. Senza un sistema informatico, le informazioni importanti vanno perse (ad esempio, se un dipendente a stretto contatto con i clienti lascia l’azienda). 

Le aree vendite, marketing e assistenza possono accedere a informazioni centrali sui clienti attuali e potenziali per rispondere alle loro esigenze. È possibile utilizzare SAP CRM anche per la programmazione e il controllo delle risorse. 

Applicazione mobile 

Negli ultimi anni le applicazioni di gestione delle relazioni con i clienti sono state utilizzate sempre più spesso su dispositivi mobili come tablet o smartphone. Questa tendenza non è limitata alla gestione delle relazioni con i clienti. Anche in altri settori (ad esempio vendite, manutenzione, servizi, ecc.) i dipendenti utilizzano sempre più spesso i propri dispositivi mobili o quelli forniti dall’azienda. Quando si utilizzano dispositivi mobili potrebbe essere necessario seguire linee guida di sicurezza più rigide per evitare che utenti non autorizzati accedano a dati riservati. 

SAP Supplier Relationship Management consente invece di procurarsi i beni o i servizi richiesti nel modo più conveniente possibile è un’operazione cardine per tutte le aziende, e SAP supplier Relationship Management aiuta proprio in questa sfida. 

3) SAP Product Lifecycle Management  

Lifecycle Management (SAP PLM) supporta il ciclo di vita di un prodotto, dall’idea iniziale, ai prototipi e all’allineamento della produzione, fino al servizio clienti. SAP PLM comprende tutte le funzioni associate a queste attività, come la gestione degli impianti, delle attrezzature e della documentazione del prodotto. Nei progetti di sviluppo dei prodotti, ad esempio, è importante avere una panoramica di tutti i dati anagrafici e delle strutture dei prodotti, delle ricette e delle specifiche – anche di più prodotti contemporaneamente. Sono anche supportate il controllo qualità e la gestione di progetti e risorse. 

Per quanto riguarda la collaborazione con colleghi e partner di sviluppo, SAP PLM consente di scambiare piani di progetto, disegni tecnici, strutture di prodotto, documentazione di prodotto, istruzioni di manutenzione e simili. 

SAP PLM è spesso utilizzato nell’industria automobilistica. 

4) SAP Supply Chain Management 

SAP Supply Chain Management (SAP SCM) può seguire le aziende dal fornitore al cliente finale. Il software offre funzioni avanzate per i complessi processi aziendali della logistica, che si possono sintetizzare nelle sue componenti, ovvero:

• SAP EWM (Warehouse Management)
• SAP TM (Transport Management)
• SAP EM (Event Management)
• SAP SNC (Vendor Collaboration)
• SAP AII (Auto-ID Infrastructure)

SAP SCM è una soluzione software estremamente potente, che vede ad esempio la gestione del magazzino (SAP Extended Warehouse Management, SAP EWM), la gestione dei trasporti (SAP Transportation Management, SAP TM). A differenza di SAP Logistics Execution System (SAP LES) in SAP ERP, questa soluzione è stata sviluppata anche per i fornitori di servizi di trasporto. 

C’è poi SAP Event Management (SAP EM), progettato per le attività di tracciamento e gestione dello stato. Supporto dei processi RFID L’identificazione a radiofrequenza (RFID) consente di identificare e localizzare senza contatto gli oggetti (dotati di etichetta RFID) mediante lettori RFID. Questo facilita l’inserimento dei dati. In questo contesto, il componente SAP, SAP Auto-ID Infrastructure (AII), rappresenta un collegamento tra il lettore RFID e il sistema SAP. Grazie a SAP Supply Network Collaboration (SAP SNC), è possibile ottenere una più stretta collaborazione con i fornitori esterni, consentendo loro di rispondere alle scorte e alle richieste dei clienti.

SAP Advanced Planning and Optimization 

SAP APO consiste in un’area di attività molto estesa con funzioni di pianificazione della produzione, pianificazione delle vendite, verifica della disponibilità, pianificazione dei trasporti e così via. Non solo quindi pianificazione della domanda, ma anche pianificazione della produzione/Schedulazione dettagliata e verifica della disponibilità.

Nota 

Se si osservano attentamente le aree di utilizzo di SAP SCM, si può notare una certa sovrapposizione di componenti SAP ERP. Ad esempio, esiste un componente per la gestione del magazzino rispettivamente all’interno di SAP ERP (cioè WM) e di SAP SCM (cioè SAP EWM); quest’ultimo, tuttavia, ha opzioni più avanzate rispetto al primo.

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