Come monitorare l’orario di lavoro dei dipendenti con SAP

Perché è importante monitorare l’orario di lavoro dei dipendenti?

Il monitoraggio dell’orario di lavoro dei dipendenti è un aspetto fondamentale per la gestione aziendale, perché consente all’azienda di ottimizzare l’utilizzo delle sue risorse umane, evitando sovraccarichi di lavoro in alcune aree e carenze di personale in altre. Questo, a sua volta, contribuisce a migliorare l’efficienza operativa e a massimizzare la produttività.

Inoltre, il monitoraggio dell’orario di lavoro aiuta l’azienda a mantenere il controllo dei costi del personale. Può prevenire il pagamento di ore straordinarie non necessarie e garantire il rispetto dei budget previsti.

Non dimentichiamo poi che dal punto di vista legale il monitoraggio dell’orario di lavoro è essenziale per rispettare la legge in molti paesi, oltre che i regolamenti sulle pause obbligatorie e sugli straordinari. 

Infine, parliamo di sicurezza sul luogo di lavoro: in alcuni settori il monitoraggio dell’orario di lavoro è imprescindibile. Impedisce che i dipendenti lavorino per troppe ore consecutive, cosa che potrebbe aumentare il rischio di incidenti e infortuni, vuoi per disattenzione, vuoi per eccessiva esposizione ad attività, che siano logoranti o meno.

Miglioramento della produttività

C’è poi l’aspetto dell’efficientamento del lavoro. Il monitoraggio dell’orario di lavoro consente di valutare le prestazioni dei dipendenti in modo obiettivo, con conseguente miglioramento della produttività. L’azienda può verificare come i dipendenti utilizzano il loro tempo e quali sono le loro priorità, e gestire di conseguenza le risorse umane, non solo in termini di controllo del singolo individuo, ma anche per programmare nuove assunzioni, ad esempio.

Si tratta quindi di una pianificazione strategica – e come ogni strategia è fondamentale utilizzare dati di buona qualità, dai quali trarre delle informazioni e conclusioni accurate.

Il monitoraggio dell’orario di lavoro può infine contribuire a migliorare il bilanciamento tra vita lavorativa e personale dei dipendenti, riducendo il rischio di burnout e stress.

Come registrare le presenze

Una delle soluzioni offerte da SAP è SuccessFactors Time Tracking – si tratta di una soluzione cloud (ossia in remoto), che permette di personalizzare l’interfaccia adattandola alle necessità della nostra azienda.

SuccessFactors è uno dei tanti prodotti di SAP (anche se non fa parte del gestionale ERP, ma si tratta di un prodotto indipendente). SAP SuccessFactors è una suite (ossia un insieme) di software pensati per la gestione delle risorse umane.

Permette di gestire vari aspetti delle risorse umane – ad esempio i salari, la formazione, la pianificazione, l’onboarding, etc.

Tra le altre sue funzioni annovera la possibilità per i dipendenti di inserire le proprie ore di lavoro tramite un’applicazione specifica che gestisce presenze, ferie e assenze. Fornisce anche strumenti di reportistica avanzata.

Un’altra possibilità è usare il modulo di risorse umane di SAP ERP (chiamato HCM o HR) on-premise, ossia installato nei server aziendali. SAP HR fornisce funzionalità per l’inserimento dei dati relativi alle presenze con il suo sottomodulo di “Time Management”.

Le funzioni di SAP per gestire l’orario di lavoro dei dipendenti

• Gestione turni e pianificazione: SAP può aiutarti a creare programmi di lavoro,  e assegnare turni in base alle competenze e alle esigenze aziendali;
• Controllo straordinari: Su SAP è possibile impostare limiti per le ore straordinarie e generare avvisi automatici quando tali limiti vengono superati. Decisamente più comodo di un controllo manuale, soprattutto in un’azienda che conta diversi dipendenti;
• Monitoraggio delle attività e dei progetti: SAP Project System (PS) può monitorare le attività e i progetti dei dipendenti. Potrai assegnare attività specifiche, tenere traccia del tempo speso su ciascuna attività e – come già detto – valutare la produttività.
• Analisi dati: dati alla mano, puoi identificare tendenze, ritardi, problemi di produttività. Potrai quindi parlarne con il dipendente in questione, oppure valutare di arricchire il team di lavoro per evitare che ci siano sovraccarichi;
• Formazione e sviluppo: SAP Learning Solution consente di programmare la formazione dei dipendenti;
• Comunicazione interna: SAP Employee Central è un buon incentivo a migliorare la comunicazione interna e coinvolgere i dipendenti;
• Automatizzazione dei processi: i processi di gestione del personale e delle risorse umane sono facilmente automatizzabili con SAP Workflow. Potrai ridurre i tempi morti e gli errori umani, automatizzando attività come l’approvazione delle richieste di ferie e dei rapporti di spesa.
• Valutazione delle prestazioni: con SAP SuccessFactors è possibile gestire il processo di valutazione delle prestazioni dei dipendenti;
• Condivisione delle best practice: può sembrare un aspetto non inerente al controllo dell’orario di lavoro, ma pensiamolo nell’ottica della standardizzazione e miglioramento dei processi. Quale miglior modo di un database condiviso di procedure e consigli? A tale scopo è molto utile SAP Jam.

Se già avete dimestichezza con SAP alcune delle transazioni (TCodes) utilizzate nel modulo sono la PA61, PA51 e la PA64.

In conclusione…

Possiamo dire che monitorare l’orario di lavoro dei dipendenti e aumentare la produttività richieda sia una strategia di gestione adeguata, sia degli strumenti tecnologici all’altezza. Abbiamo parlato di SAP per la sua grande versatilità di soluzioni offerte, e per la sua capacità di adattarsi a diversi settori e dimensioni aziendali.

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