Collaborare con Excel: condivisione e commenti

Una delle caratteristiche più importanti di Excel, benché spesso dimenticata, è quella di consentire di collaborare con altri utenti su fogli di lavoro. Dato che la condivisione e i commenti sono due aspetti fondamentali per agevolare la collaborazione e migliorare la produttività, in questo articolo spiegheremo sinteticamente come collaborare con Excel. Vedremo come condividere fogli di lavoro, gestire autorizzazioni e sfruttare appieno la funzionalità dei commenti.

Buona lettura!

La condivisione di fogli di lavoro Excel

La condivisione di fogli di lavoro in Excel, molto semplicemente, consente a più utenti di lavorare contemporaneamente sullo stesso documento. Questa funzionalità è estremamente utile in situazioni in cui è necessario raccogliere dati da diverse fonti o collaborare su un progetto comune. 

Ecco i passaggi:

• Apri il foglio di lavoro;
• Clicca su “File” nel menu a tendina principale, poi su “Condividi”;
• Da qui puoi scegliere l’opzione “Post elettronica”, che ti consente di aggiungere gli indirizzi mail delle persone con cui desideri condividere il foglio di lavoro. Puoi anche impostare le autorizzazioni di accesso, consentendo agli utenti di visualizzare, modificare o commentare il documento – spieghiamo come fare più avanti nell’articolo;
• Invia invito: una volta aggiunti gli utenti e impostate le autorizzazioni, fai clic su “Invita” o “Condividi”. Riceveranno una notifica e un invito a collaborare sul tuo foglio di lavoro. Nella figura sotto si vedono le varie opzioni di file disponibili se si sceglie l’invio per mail:

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• Una seconda ipotesi prevede di cliccare su “condividi con altri utenti”. Così facendo prima si salva il file nel cloud Excel, e solo successivamente lo si può condividere con altri utenti, che useranno il cloud a loro volta – come si vede dalla figura sotto:

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Collaborazione in tempo reale

Una delle funzionalità più utili della collaborazione sui fogli Excel consiste nella possibilità di collaborare in tempo reale. Excel tiene traccia delle modifiche apportate da ciascun utente e le sincronizza automaticamente.

Gestione delle autorizzazioni nei fogli Excel

La gestione delle autorizzazioni è un aspetto critico quando si condivide un foglio di lavoro Excel. La domanda che molti principianti si pongono è: e se poi le persone con cui condivido il file lo modificano in modo irreversibile? E se poi si perde qualche informazione nel database e non sono più in grado di recuperarla?

Tranquillizzatevi, perché la condivisione Excel, pensata precisamente per le esigenze di chi lavora, prevede diversi gradi di “fiducia”.

In sostanza, puoi definire chi può visualizzare, modificare o commentare il documento. Ecco alcune opzioni comuni di autorizzazione:

• Visualizzatore: gli utenti possono solo visualizzare il documento ma non apportare modifiche;
• Editor: gli utenti possono apportare modifiche al documento ma non cambiare le autorizzazioni o condividere ulteriormente il foglio di lavoro;
• Commentatore: gli utenti possono visualizzare il documento e aggiungere commenti, ma non apportare modifiche dirette;
• Proprietario: l’utente che condivide il foglio di lavoro è il proprietario predefinito e può apportare qualsiasi modifica e gestire le autorizzazioni.

La gestione delle autorizzazioni consente di rimanere dalla parte dei bottoni, mantenendo il controllo sul tuo foglio di lavoro, condividendo allo stesso tempo con altri i dati, e in qualche caso anche le modifiche.

Come bloccare solo alcune celle in un foglio condiviso Excel

In alcuni casi capita di aver bisogno di condividere un foglio di lavoro e di voler aprire soo alcune celle alla modifica da parte di altri utenti.

Anche questo risultato è fattibile! Basta selezionare solo alcune celle e bloccarle alla modifica da parte degli altri utenti.

Ecco il procedimento:

• Seleziona le celle da bloccare. Puoi farlo tenendo premuto il tasto “Ctrl” mentre fai clic sulle celle o trascinando il cursore sulle celle desiderate;
• Vai alla scheda “Revisione”, nella barra multifunzione di Excel. Qui troverai l’opzione “Protezione foglio” nel gruppo “Celle”;
• Fai clic su “blocca celle selezionate”. Questa azione bloccherà le celle che hai selezionato in modo che non possano essere modificate senza la password corretta;
• Per applicare effettivamente la protezione alle celle, devi ora proteggere l’intero foglio di lavoro. Per farlo, fai clic su “Proteggi foglio” nella stessa scheda “Revisione”. Verrà visualizzata una finestra di dialogo;
• Nella finestra di dialogo “Proteggi foglio”, puoi impostare una password opzionale per proteggere il foglio di lavoro. Questa password sarà richiesta per rimuovere la protezione dalle celle. Puoi anche scegliere di consentire o meno agli utenti di selezionare celle bloccate, formattare celle o inserire nuove righe e colonne.

Commenti in Excel: come comunicare con i collaboratori

Oltre alla condivisione del foglio di lavoro, Excel offre una potente funzionalità di commento che facilita la comunicazione. I commenti consentono di aggiungere note, domande o spiegazioni specifiche a celle o a parti del foglio di lavoro. Invece di dover organizzare lunghe riunioni per commentare una sezione alla volta il foglio di lavoro, grazie a Excel è possibile inserire delle piccole note testuali, a margine del foglio di lavoro.

Un commento può ottenere una risposta e può essere chiuso, facilitando così la gestione dei problemi e delle perplessità che altre persone possono avere sui dati con cui hai riempito il tuo spreadsheet.

Ecco come utilizzare i commenti in Excel:

• Seleziona la cella a cui desideri aggiungere un commento e fai clic con il tasto destro del mouse. Nel menu, scegli “inserisci commento”;
• Ora scrivi il tuo commento. Non preoccuparti di firmarlo: ci pensa Excel a renderlo riconoscibile come tuo commento!
• Volendo, a questo punto puoi personalizzare l’aspetto del commento, cambiando il colore del bordo o la forma della punta della freccia, per renderlo più evidente o adatto alle tue preferenze;
• Ora puoi scegliere di visualizzare o nascondere i commenti a tua discrezione. Ciò è utile per concentrarsi sul contenuto del foglio di lavoro o sulla comunicazione con i collaboratori.

Risposta ai Commenti

Gli altri utenti possono rispondere ai tuoi commenti, creando una discussione all’interno del foglio di lavoro. Ricorda che Excel tiene traccia delle modifiche e delle risposte ai commenti, consentendoti di seguire facilmente la conversazione nel tempo.

Consigli per una collaborazione efficace in Excel

Per massimizzare l’efficacia della collaborazione in Excel, è il caso di definire sin da subito le autorizzazioni con chiarezza. Quindi, se il foglio Excel è di tua proprietà, assicurati che ogni utente abbia le autorizzazioni appropriate, e che le celle importanti siano bloccate.

Un’altra comune regola di netiquette prevede di non sovraccaricare il foglio di lavoro con troppi commenti. In alcuni casi, è meglio una mail!

Infine, per monitorare le modifiche, è possibile usare la funzionalità di revisione di Excel per tenere traccia delle modifiche apportate dai collaboratori. Puoi accedere a questa funzionalità nella scheda “Revisione” nella barra multifunzione.

È comunque buona norma effettuare sempre un backup dei dati, per evitare che tra un passaggio di consegne e l’altro si perdano delle informazioni importanti, e diventi poi difficile recuperarle.

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