Che cosa è un programma ERP (Enterprise Resource Planning)?

ERP è l’abbreviazione dell’espressione inglese Enterprise Resource Planning (pianificazione delle risorse aziendali). In pratica è un complesso programma che semplifica e coordina i principali processi aziendali. Chiamato in italiano anche “gestionale” può essere configurato per adattarsi al modo di lavorare delle varie imprese.

È costituito da una serie di applicazioni software che lavorando assieme forniscono ai clienti un sistema aziendale per la gestione di diversi processi. 

Un ERP è tipicamente più adatto per le medie e grandi imprese che vogliono avere un sistema centrale in cui una moltitudine di processi aziendali (idealmente tutti) può essere eseguita in una singola applicazione.

Un ERP può avere molteplici usi, da una implementazione di SAP puramente finanziaria a una soluzione che include altri processi fondamentali come la gestione delle relazioni con i clienti, la gestione della catena di approvvigionamento, la gestione delle risorse umane e così via.

Il vantaggio chiave di un sistema ERP è la centralizzazione dei processi.  Avere un unico programma che gestisce vari processi di differenti dipartimenti permette alle grandi aziende di raggiungere economie di scala.  Inoltre, fornisce un ambiente più controllato che permettere un reporting finanziario in conformità con gli standard di controllo interni ed esterni.

Gli ERP sono una evoluzione dei software MRP (Material Requirements Planning) – dei programmi che vennero sviluppati quando a causa dell’evoluzione del funzionamento delle imprese era diventato molto difficile gestire la produzione (evitando ad esempio di avere scorte di materiali grezzi insufficienti o eccessive, definire le priorità di fabbricazione e così via).

Successivamente questi software sono andati espandendosi, incorporando nuove funzioni come ad esempio la gestione del magazzino, gli acquisti, le vendite, risorse umane, etc.

In questo modo era possibile lavorare con processi integrati tra le varie funzioni, che lavoravano con un unico set di dati condiviso (per utilizzare una espressione molto diffusa nel settore, “una singola fonte di verità”)

In generale un sistema ERP (come quello prodotto da SAP, ma esistono vari altri prodotti alternativi) ha le seguenti caratteristiche:

• Modulare e Integrato: è costruito con dei “moduli” che gestiscono I diversi processi aziendali. Questi moduli sono indipendenti (normalmente gli utenti finali lavorano solo con il modulo di loro pertinenza) ma allo stesso tempo sono anche integrati fra loro, scambiandosi informazioni ed aggiornandole in tempo reale;
• Multisocietario: permette di gestire allo stesso tempo diverse società appartenenti allo stesso gruppo, anche in differenti paesi;
• Multidivisa: permette di lavorare con diverse valute;
• Multilingua: permette di lavorare in diverse lingue;

Nella pratica l’ERP gestisce il flusso di tre cose:

1. Informazioni
2. Materiali
3. Denaro

L’obiettivo del gestionale è quello di ottimizzare il flusso di queste tre cose.

Il funzionamento di società anche molto complesse può essere analizzato e gestito coordinando i processi principali – quello di vendita (con l’eccezione delle attività “No Profit” una impresa deve vendere per sopravvivere) e quello di acquisto di beni e servizi.

Nel processo di vendita (in inglese, “Order to Cash”) il gestionale registra e coordina i passaggi standard – fare una offerta al potenziale cliente (usualmente mandando un preventivo), creare un ordine di vendita, gestire la spedizione (se si tratta di un bene fisico), emettere la fattura e ricevere il pagamento.

Le frecce nell’immagine sottostante rappresentano il flusso di informazioni, beni e denaro tra noi ed il cliente.

Alcuni dati in questo tipo di transazioni hanno una importanza speciale in SAP dato che cambiano raramente: si tratta ad esempio delle informazioni relative ai clienti, ai prodotti che vendiamo e ai prezzi. SAP chiama questi dati speciali “Master Data”.

Un altro processo fondamentale è la versione speculare del processo di vendita, quello di acquisto.

Analogamente a ciò che abbiamo visto nel processo di vendita ci saranno varie interazioni tra la nostra attività e quella del fornitore: richiederemo una offerta formale, provvederemo all’acquisto, riceveremo le merci e la fattura e la pagheremo.

Anche in questo caso esistono alcuni dati importanti e che cambiano raramente, come le informazioni relative ai fornitori e ai prodotti che acquistiamo frequentemente.

Questi due processi fondamentali, quello di acquisto e quello di vendita, sono connessi in due modi:

Attraverso il magazzino: materie prime, prodotti semilavorati o prodotti finiti passeranno per il magazzino e da lì saranno spediti al cliente.

Attraverso la contabilità: (conti Co.Ge., o contabilità generale). Qui le aree della contabilità clienti e fornitori si occupano di gestire le fatture in entrata ed in uscita.

Abbiamo in questo modo disegnato il funzionamento di un ERP per una società che lavora nel settore della Distribuzione Commerciale. Nell’immagine sottostante potrete vedere gli elementi principali dei processi di vendita e di acquisto e come la nostra impresa si trovi tra i clienti ed i fornitori.

Un gestionale può ovviamente supportare anche imprese del settore Manifatturiero. In questo caso è necessario aggiungere anche la gestione degli ordini di produzione ed esecuzione.

Anche questa parte dell’ERP ha i suoi Master Data (prodotti finiti, distinte base, cicli di lavoro) ed in pratica lavora come il cervello del sistema, coordinando il movimento di beni, denaro ed informazioni.

In SAP viene gestita da Material Requirement Planning o MRP.

Ad esempio il gestionale aiuta a decidere quanti prodotti fabbricare, in che data devono essere pronti per soddisfare gli ordini attivi, a gestire la spedizione quando i prodotti sono pronti, etc.

Allo stesso modo il gestionale ci aiuta a comprare i prodotti che sono necessari per avere i prodotti finiti disponibili nella data necessaria.

Possiamo vedere in questo modo perché parliamo di pianificazione delle risorse aziendali – e questa pianificazione non si applica solo ai materiali (ottimizzando le quantità prodotte e gli acquisti), ma anche al capitale disponibile (il denaro che serve a gestire le imprese) e le informazioni.

Possiamo infine focalizzarci sul flusso delle informazioni: si muovono “a monte” (partono dal cliente che chiede un prodotto a noi per arrivare infine ai fornitori).

I materiali si muovono invece andando “a valle”: partono da uno o più fornitori per essere lavorati da noi prima di essere spediti ai clienti finali.

Infine anche il denaro si muove andando “a monte” – parte dal cliente, passa per la nostra impresa (che in situazioni ottimali dovrebbe catturarne una buona parte) per arrivare infine ai nostri fornitori.

I principali trend degli ERP in questi anni sono quelli legati al Machine Learning (ossia il software riconosce dei pattern – degli schemi ricorrenti nei dati che permettono di segnalare quando un dato è “inusuale”), blockchain (per tracciare ad esempio gli ingredienti usati da industrie farmaceutiche e alimentari in tutti i passaggi), internet of things (raccogliere cioè dati dagli oggetti più disparati – dal frigorifero all’automobile).

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