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Fasi di un progetto di implementazione di SAP: il Cut Over (transizione finale)
In questo articolo, parte di una serie più amplia sull’implementazione di SAP, vediamo nel dettaglio il “Cut Over” o Transazione Finale.
Si tratta delle attività da eseguire per effettuare il passaggio del testimone tra il vecchio sistema gestionale e il nuovo ERP.
Come potete immaginare si tratta di una fase molto delicata. Per minimizzare i possibili rischi occorre preparare un importante Piano progettuale: il Piano di Cut Over o di Piano di Avvio.
In questo documento verranno elencate tutte le attività da eseguire fino a giungere all’avvio definitivo del nuovo gestionale.
Nei migliori piani di avvio vengono previste anche le azioni che sarebbero necessarie per tornare indietro e rimettere in moto il vecchio sistema (una sorta di Piano B in caso di emergenza).
Ovviamente si tratta di una decisione estrema che deve essere attentamente ponderata da tutti i responsabili del progetto.
In cosa consiste il Piano di Transizione?
Vediamolo con un esempio con un formato simile a quello che ho utilizzato in alcuni nei miei progetti.
Sequenza è il numero univoco progressivo dell’attività
Sistema indica il sistema gestionale dove si esegue l’attività (SAP o altri sistemi software usati all’avvio).
Descrizione attività indica quale è l’attività da eseguire
Tipo di attività indica se l’attività è manuale oppure automatica tramite programmi
Predecessore indica che occorre necessariamente concludere l’attività indicata nella cella prima di iniziare
Responsabile indica la persona che deve eseguire l’attività.
Data e ora Avvio stimata e Data e Ora fine attività prevista indicano data e tempi previsti per ogni attività
Data e Ora avvio effettiva e fine attività effettiva indica la data e i tempi effettivamente utilizzati per eseguire tale attività. Importante: l’apposizione della data e ora di fine attività effettiva indica a tutti gli attori che l’attività è stata eseguita
Dove viene eseguita indica se l’attività sarà eseguita nella sede del cliente, l’ufficio del consulente, in remoto da casa, etc.
Sequenza di ripristino indica il codice della sequenza di ripristino del vecchio sistema nel caso che occorra tornare indietro e riattivare il vecchio sistema. Spesso il codice di sequenza di ripristino fa riferimento a delle procedure indicate in un ulteriore documento.
Alcuni consigli:
Il piano di avvio e di ripristino deve essere condiviso con tutte le persone coinvolte nell’implementazione del sistema.
Data e ora stimate sono molto più importanti di quanti si pensi – servono a capire quanto tempo si stima che potrà durare la transizione al nuovo gestionale. Questa informazione aiuta a decidere in quale periodo della settimana iniziare l’attività (in genere il fine settimana) e in alcuni casi anche in quale periodo dell’anno (in genere quando le attività hanno un calo stagionale, per esempio ad Agosto).
Chiarire dove verrà eseguita l’attività è importante per sapere dove poter contattare la persona interessata nel caso di problemi e urgenze.
Ogni responsabile deve comunicare per iscritto di aver eseguito l’attività di sua competenza, ed il file deve essere sempre Aggiornato.
Consiglio di usare un sistema di condivisione dei file in tempo reale (e.g. Sharepoint).
La persona indicata nella colonna Responsabile deve essere una persona fisica e non un gruppo o organizzazione: la responsabilità di un gruppo diventa facilmente la responsabilità di nessuno.
Il prossimo articolo descriverà l’avvio di SAP ed il supporto iniziale agli utenti.
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