Quali sono le fasi di un progetto di implementazione di SAP?

Ciao a tutti!

Questo è il primo di una serie di articoli che descriveranno nel dettaglio le varie fasi di un progetto di implementazione di SAP.

Spiegherò quali sono le fasi che compongono un progetto, in che consistono e quali sono state le mie esperienze (e i consigli che posso darvi) per ognuna di esse.

In questo primo articolo farò una presentazione generale per poi entrare nel dettaglio delle varie fasi nei post successivi.

Premesso che la lista e la sequenza delle fasi non sono una legge immutabile scolpita nella pietra (dipendono infatti dal tipo di progetto, dalle metodologie applicate dalla società di consulenza, dal coinvolgimento del cliente, etc.) questo è un elenco che considero rappresentativo di un tipico progetto di implementazione di SAP.

La primissima fase viene chiamata “Calcio di inizio” (Kick off). Nella fase di Kick off vengono spiegati quali sono gli obiettivi del progetto, le sue fasi ed i tempi.

Tecnicamente si tratta di una fase con un’importanza marginale, ma diventa molto significativa da punto di vista relazionale e motivazionale. In questa fase il team implementativo (normalmente un gruppo di consulenti esterni) viene infatti presentato al cliente, il quale a sua volta presenta i dipendenti che lavoreranno insieme alla società di consulenza.

Avere tutti in mette dove si vuole arrivare, cosa si vuole fare e quali sono i passi da seguire è di enorme importanza.

La fase successiva è quella di Analisi: il team di implementazione ed il team del cliente si incontrano per definire come funzioneranno in SAP i nuovi processi aziendali. Solitamente in questo stadio vengono anche analizzate tutte le personalizzazioni necessarie (i cambi “su misura” che saranno fatti al programma per colmare l’eventuale divario tra lo standard previsto in SAP e le necessità del cliente).

Successivamente si ha la Realizzazione, che comprende anche la Parametrizzazione: La società di consulenza implementerà su SAP quanto condiviso nella fase precedente. In questa fase si costruiscono anche le eventuali “interfacce” (le connessioni che dovrà avere il nuovo SAP con altri sistemi informatici per condividere i dati).

Solitamente durante la realizzazione effettua anche l’analisi delle interfacce e la realizzazione della migrazione dei dati. La migrazione dei dati consiste nel trasferimento di tutti i dati cosiddetti anagrafici (ad esempio la lista di clienti e fornitori, i materiali, i prezzi, etc.) e di tutti i dati cosiddetti “transazionali” ancora aperti (ordini di vendita aperti, ordini di acquisto aperti, fatture ancora da creare, partite contabili aperte, stock di magazzino, etc.).

Il trasferimento avverrà nella fase subito precedente all’avviamento del nuovo sistema (si usa il termine inglese “cut over”).

Il passaggio successivo è la Formazione: vengono formati tutti gli utenti che lavoreranno su SAP.

La fase seguente è il Test o Collaudo: Il cliente o la società di consulenza con la supervisione del cliente prova il sistema in un ambiente SAP di Test per verificare che quanto implementato corrisponda a quanto richiesto e per verificare che i dati inseriti nel sistema siano corretti.

Nel Cut over (transizione finale) si eseguono le attività finali prima della messa in opera del nuovo sistema: i dati vengono migrati, le implementazioni eseguite vengono portate nel nuovo sistema di esercizio, si attivano le interfacce con gli altri sistemi non SAP, etc.

Abbiamo poi l’Avvio in esercizio (Go Live): il sistema è operativo e da questo punto in poi gli utenti utilizzeranno il nuovo sistema. Il vecchio sistema gestionale viene spento.

Infine, nel Supporto all’avviamento, la società di consulenza supporterà gli utenti sulle operazioni da eseguire in SAP per un certo periodo di tempo concordato.

Come accennato in alcuni progetti si potrebbero utilizzare fasi differenti (o le stesse ma in una sequenza diversa).

Vediamo un esempio: in un progetto di upgrade del sistema (cioè il cliente per necessità o per scelta decide di passare ad una versione più aggiornata di SAP), la fase iniziale di analisi è già stata fatta (la maggior parte dei processi sono operativi) e si studieranno nel dettaglio solo i processi che potrebbero essere impattati dall’aggiornamento.

La fase realizzativa in questo caso potrebbe avere un ruolo più marginale ed essere molto rapida, mentre la fase di test diventa molto importante: occorre fare in modo che i processi già esistenti in SAP possano funzionare senza intoppi nella nuova versione del software SAP.

Importante infine sapere che esistono anche delle metodologie “standard” di implementazione create direttamente da SAP: ASAP (per lungo tempo lo standard), SAP Activate (più recente) o  SAP Launch (per le soluzioni in CLoud).