Lavorare con un software standardizzato: vantaggi e svantaggi

Quali sono i vantaggi e gli svantaggi di un software gestionale come SAP?

Tra i vantaggi principali c’è un costo relativamente contenuto rispetto alle funzionalità offerte. Notoriamente SAP non è un programma economico, dato che si paga una quota per ogni utente che si connette, una seconda quota per accedere al servizio assistenza di SAP, dopo è necessario pagare consulenti tecnici e funzionali, etc.

Tuttavia mi sentirei di dire che sviluppare un software simile “su misura” sarebbe molto più caro. Inoltre una impresa che decidesse di creare un gestionale su misura per le sue necessità avrebbe serie difficoltà a mantenerlo e adattarlo ai continui cambi del mercato: dovrebbe probabilmente  fare affidamento sulle poche persone che lo conoscono (e che potrebbero decidere di lasciare l’impresa portando con loro le conoscenze necessarie), mentre SAP ha generato un ecosistema di esperti che possono essere assunti per risolvere i più svariati tipi di problemi.

Probabilmente SAP sarà ancora utilizzato, in una forma o nell’altra, anche tra altri 5, 10 o anche 20 anni: per questa ragione molte imprese decidono di giocare sul sicuro e scegliere il leader di mercato.

Tutta via, data la mole di lavoro necessaria per implementare SAP (il software), le imprese si trovano ad essere in qualche modo “prigioniere” di SAP (il programma), con un forte vincolo di dipendenza. Ad esempio in questi anni SAP sta cercando di convincere i suoi clienti (alcuni direbbero “obbligare”) a passare a S/4HANA, ma molte imprese non sembrano entusiaste: con tempi di migrazione tra i 6 ed i 9 mesi e team di vari consulenti pagati tra gli 800€ ed i 1000€ al giorno si tratta di una spesa imponente – senza contare i rischi che qualcosa vada storto e si perturbi il normale svolgimento del lavoro.

Un vantaggio offerto da SAP è la modularità (o scalabilità). Varie cose possono essere estese un po’ alla volta: il numero di licenze, i moduli e gli applicativi utilizzati, l’infrastruttura.

Infine è necessario vedere più nel dettaglio uno svantaggio generato dalla standardizzazione dei processi. Può capitare (e di fatto, capita quasi sempre) che qualche esigenza del business non possa essere soddisfatta dalle funzionalità standard di SAP.

In questo caso abbiamo solo 3 soluzioni possibili:

1. Modificare totalmente il processo fino a farlo coincidere con lo standard SAP
2. Modificare parzialmente il processo in modo da renderlo compatibile con la logica di SAP
3. Modificare SAP in modo da adattarlo al processo

Non esiste una soluzione sempre migliore alle altre: si tratta di valutare in ogni caso benefici e costi. Tuttavia è possibile che gli utenti di SAP (ed i manager di una impresa) possano sentirsi molto scomodi in una situazione nella quale devono cambiare un modo di lavorare che funziona “perché lo dice SAP”.

Anche le soluzioni che richiedono cambi estremi al programma andrebbero evitate (perché le modifiche potrebbero perdersi ogni volta che si effettua un aggiornamento, e perché esiste il ischio di compromettere senza volerlo altre funzionalità (in SAP molti moduli sono collegati tra loro e condividono informazioni).