Overhead e centri di costo nel modulo di controlling

Abbiamo visto in questo articolo introduttivo gli obiettivi del modulo SAP di Controlling (CO).

Vediamo ora più nel dettaglio come funziona.

A livello di struttura il Controlling lavora su vari livelli:

1. L’Operating Concern, una o più unità organizzative dell’azienda per la quale il mercato ha delle caratteristiche ed una struttura uniforme. è a questo livello che si effettua l’analisi di redditività (“Profitability Analysis”, o CO – PA nell’acronimo inglese). Allo stesso Operating Concern possono riportare varie aree.
2. L’Area, alla quale sono associati uno o più company codes. è a questo livello che vengono analizzati i costi di struttura (noti anche come costi generali, costi di gestione o più comunemente con il termine inglese Overhead) ed i costi dei prodotti (Product Costs).
3. I Centri di costo (Cost Centers). l centro di costo in SAP è l’unità organizzativa di livello più basso nella struttura di controllo aziendale.

I centri di costo sono le aree responsabili per i vari costi all’interno dell’organizzazione (ad esempio potrebbero essere i vari dipartimenti in cui è organizzata una società) e sono utilizzati per registrare i costi effettivi di un’organizzazione.

Nella maggior parte dei casi ogni centro di costo corrisponde ad un’area funzionale dell’impresa (i vari dipartimenti come ad esempio marketing, IT, risorse umane, vendite, etc.). In una società relativamente piccola però lo stesso dipartimento può avere diversi centri di costo.

Ad esempio al dipartimento di IT potrebbero essere assegnati un centro di costo per le spese relative al software, un altro per quelle relative all’hardware ed un terzo per le spese di supporto e consulenza. Le spese saranno registrate al livello più basso (per esempio, tutti i software comprati) e dopo aggregate a fini di rendicontazione (per esempio, le spese totali di IT).

I centri di costo appartengono al Master Data di Controlling e possono essere creati con la transazione (T-code) KS01. Per la creazione del centro di costo sarà necessario fornire a SAP varie informazioni, come ad esempio il responsabile, l’area di controlling a cui è associato, etc.

E’ importante a questo punto introdurre il concetto di Overheads (in italiano spese generali o costi di struttura). Si tratta di quelle spese che non possono essere associate a un centro di costo specifico. Si tratta di costi come ad esempio gli affitti, le spese per l’energia elettrica, etc.

Esistono due tipi di spese generali:

Spese generali vere (“True Overheads Costs”). Si tratta di quei costi che non possono essere associati ad un centro di costo specifico (ad esempio, le spese per il riscaldamento e la pulizia dell’ufficio).

Spese generali designate (“Designated Overhead Costs”). In questo caso sarebbe teoricamente possibili associare in tutto o in parte proporzionale i costi ad uno o più centri di costi ma la complessità del calcolo ed il tempo necessario sarebbe superiore ai benefici.

Il componente del modulo che gestisce gli Overhead si chiama Overhead Management (CO – OM) e permette di pianificare, allocare e monitorare gli Overhead nei vari centri di costo.

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