Lavorare rapidamente in SAP: la revisione in massa delle fatture

Una delle domande che si ricevono più frequentemente lavorando insieme a colleghi di Sales o Procurement (ufficio vendite ed ufficio acquisti) è quale è lo stato di questa o quella fattura. A volte sono i clienti stessi che richiedono un aggiornamento o delle informazioni in merito alle loro fatture.

È possibile richiedere al sistema di mostrarci “in massa” elenchi di fatture per verificarne ad esempio lo stato, le date e i relativi documenti di fatturazione – una soluzione sicuramente più rapida rispetto all’alternativa di controllare le fatture una per una.

La funzione che utilizzeremo è:

VF25 List of Invoice Lists (Elenco delle liste di fatturazione)

In alternativa potete anche seguire questo percorso:

Logistics –> Sales and Distribution –> Billing –> Information System –> Invoice Lists –> List of Invoice Lists

Potete selezionare uno dei vostri partner commerciali e visualizzare tutte le sue fatture o solo quelle ancora da pagare in un intervallo di date creato. Sono disponibili diverse opzioni di visualizzazione del risultato della ricerca, che possono essere salvate e utilizzate come predefinite.

I passaggi sono i seguenti:

1. Inserire il numero di conto “Payer” nella schermata iniziale.
2. Specificate l’intervallo di date che volete rivedere.
3. Scegliete se volete vedere tutte le fatture (All Invoice Lists) o solo quelle aperte, ossia ancora da pagare (Open Invoice Lists).
4. Premere (Invio) per continuare.

Se non avete specificato gli Organizational Data, apparirà una finestra pop-up in cui dovrete specificare la Organizzazione di Vendita (Sales Organization).

Sarà anche possibile esportare il rapporto generato in Excel per ulteriori analisi o per condividerlo con i vostri colleghi o clienti.