SAP ERP Financials. Condurre le operazioni contabili in SAP

SAP ERP si compone di tre applicazioni operative principali, dentro le quali troviamo i numerosi componenti (o moduli, come sono conosciuti in SAP R/3) e tutti i processi operativi che vengono svolti in una azienda.

Questi processi operativi sono raggruppati per tipologia, possiamo dire. Nello specifico ho gia’ parlato in questo post degli elementi contenuti in ciascuna tipologia, o applicazione.

Quindi tutto ciò che riguarda la gestione dei magazzini, la vendita, l’approvvigionamento di merci etc. sono raggruppati nella applicazione di Logistica.

Tutti i processi legati al monitoraggio dell’attività dei dipendenti, le ore, gli stipendi, le assunzioni sono raggruppati nell’applicazione di gestione del capitale umano, ovvero le risorse umane.

E infine i processi legati alla contabilità, al controllo di gestione, ma anche la gestione dei progetti e l’analisi finanziaria della catena di distribuzione, sono raggruppati nell’applicazione di “accounting” o Contabilità.

Questa struttura è facilmente riscontrabile anche nel menu di accesso a SAP, come si puo notare nell’immagine in alto. Infatti le funzioni operative sono raggruppate proprio in tre voci del menu. Tutte le altre voci si riferiscono invece a funzioni di programmazione.

In questo post vediamo un po’ più nel dettaglio cosa contiene l’applicazione di Accounting di SAP ERP.

Usiamo generalmente l’applicazione di Accounting per svolgere funzioni quali:

• Contabilità (o contabilità esterna)
• Controllo di gestione (o contabilità interna)
• Governance aziendale (o corporate governance)
• Tesoreria
• Gestione del Credito

La contabilità viene svolta nel componente SAP ERP Finanziala (modulo FI). Qui dentro troviamo entrambe le funzioni dedicate alla contabilità vera e propria (FI), o al controllo di gestione (CO). Inoltre a partire dalle ultime versioni di SAP R/3 anche altri processi accessori della contabilità sono stati integrati in questo componente. Ad esempio la gestione del flusso di cassa (cash flow management).

Le funzioni FI permettono di registrare qualsiasi movimento contabile aziendale, associarlo ad un conto e di conseguenza ad un gruppo di conti in maniera accurata e metodica. Alla fine dell’anno potrò quindi creare i reports legali necessari per le chiusure di bilancio.

Le funzioni di Controllo di gestione (CO) si centrano invece sulla valutazione del successo della nostra attività. Le funzioni principali di questo modulo, quindi la registrazione dei costi, della performance, degli investimenti etc., sono tutti quegli elementi fondamentali per avere una visione strategica dell’andamento del nostro business, prendere decisioni strategiche e orientare meglio la attività stessa.

A tal fine i processi FI sono conosciuti anche come contabilità esterna, in quanto generano una serie di informazioni che verranno trasferiti al mondo esterno all’azienda: dati di bilancio, calcolo dell’IVA e delle tasse etc. I processi CO sono invece indicati anche come contabilità interna, in quanto supportano principalmente la realizzazione di informazioni utili alle scelte strategiche aziendali, sono quindi finalizzati a rimanere all’interno dell’azienda stessa.

Altre informazioni aggregabili grazie a SAP ERP, sono quelle che rispondono a determinate regolamentazioni nazionali o internazionali. Qui rientrano le funzioni di gestione del rischio (rischio operativo, rischio strategico etc..); la struttura degli accessi al sistema; il controllo dei processi e via dicendo. Queste ed altre funzioni fanno parte della Governance aziendale, conosciuta anche come SAP GRC.

I processi di Tesoreria (SAP TR) sono mirati a creare piani finanziari, assicurare il corretto flusso di cassa, monitorare la liquidità dell’azienda e dunque salvaguardare la solvibilità della stessa etc.

Degno di nota è il ruolo della funzione SAP di gestione del credito (SAP RM), che gioca oggi un ruolo molto importante nel monitoraggio dei processi soprattutto a seguito dell’alta automatizzazione degli stessi. Le funzioni di questo modulo variano dal classico monitoraggio della situazione di solvibilità dei clienti, alle più complesse tematiche di fatturazione elettronica, pagamenti online etc.

Vi sono naturalmente numerosi altri processi che fanno parte dell’applicativo SAP ERP Financials. Per esempio il modulo di gestione dei progetti (PS) o il modulo di monitoraggio finanziario della catena distributiva (FSCM). Non ne parlo in questo post, in quanto si tratta di processi specifici di alcuni business, mentre ho preferito illustrare le funzioni che sono proprie della maggior parte delle aziende che utilizzano SAP, e che quasi sicuramente incontrerete qualora vi trovaste a lavorare in una azienda che utilizza questo software.