Cosa è EDI?

Per comunicare tra di loro, diversi sistemi IT hanno bisogno che i dati siano organizzati in una maniera strutturata e standardizzata, in maniera da poter essere letti da entrambe le parti in comunicazione. Per questo motivo molte compagnie utilizzano l’EDI, che è l’acronimo di Electronic Data Interchange (ossia “scambio elettronico di dati“).

Questa struttura di intercambio di dati utilizza uno standard internazionale, ovvero ha delle componenti che sono leggibili non solo da SAP, bensì anche da numerosi altri sistemi IT; di conseguenza viene utilizzata per mettere in comunicazione tra di loro anche sistemi differenti.

Immaginiamo di voler collegare il nostro modulo di acquisti SAP con l’ERP non SAP di un nostro fornitore.
Grazie a questa struttura standardizzata delle informazioni, entrambi i sistemi saranno in grado di trasformare pacchetti di codici in informazioni fruibili dalle persone: materiale, quantità, prezzo, e così via.

E’ importante sottolineare che le informazioni devono avere una struttura specifica affinché i dati siano trasferiti con successo. Per questo motivo vengono creati gli IDoc. Mi raccomando, non confondete gli IDoc con l’iDoc di Apple , che è invece una applicazione di Apple per conservare documenti in formato elettronico.

IDoc significa Intermediate Documents, ovvero Documenti Intermedi, e sono i pacchetti di informazioni che effettivamente passano tra un sistema IT e l’altro. Questi documenti sono composti da piu parti: vi è un codice di controllo comune a tutti i documenti dello stesso tipo. In più ogni IDoc ha un proprio codice, univoco, il quale a sua volta contiene i dati stessi (cioè le informazioni che vogliamo comunicare), lo status del documento e lo status detto di processing, ovvero relativo all’invio delle informazioni.

E’ importante sapere che, per le informazioni in uscita, il nostro controllo arriva fino al punto in cui le informazioni sono uscite dal nostro sistema; non abbiamo maniera di sapere cosa succede nel sistema ricevente.

In SAP usiamo la transazione WE05 per avere accesso alla lista degli IDoc, e al loro status di processing.

Esempio pratico di utilizzo di un sistema EDI per lo scambio dei dati

Vediamo un esempio di un processo di acquisto. Quali sono i vari passi di un processo di vendita con e senza lo scambio elettronico dei dati?

Senza EDI,

1. L’acquirente genera un ordine di acquisto nel proprio sistema (Purchase Order), e lo manda al venditore, ad esempio via email.
2. Il venditore riceve la email e copia i dati nel suo sistema SAP creando un ordine di vendita (Sales Order). Manda successivamente una email di conferma all’acquirente. L’acquirente salva nel suo sistema le informazioni sulla data di ricezione attesa per la merce.
3. Il venditore spedisce la merce assieme ad una bolla di consegna (delivery note).
4. Al ricevere la merce il magazziniere dell’acquirente controlla i materiali ricevuti e li inserisce nel proprio sistema di magazzino (goods receipt).
5. Il venditore manda la fattura all’acquirente.
6. L’acquirente dovrà registrare e processare la fattura manualmente nel proprio sistema.

Come vedete si tratta di una serie di passaggi successivi in cui è necessario un intervento umano (ossia non sono automatizzati).

Usare l’EDI significa automatizzare il processo: i dati del sistema del mio cliente vengono letti e caricati automaticamente nel mio sistema.

Questa soluzione elimina il processamento manuale, permettendo all’utente di concentrarsi su altre attività: il risultato è non solo una velocizzazione del processo, ma anche la riduzione degli errori.

Inoltre, ogni azienda può decidere il livello di integrazione tra i processi che vuole ottenere, col risultato di un processo finale adattato alle necessita del business.

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