Come creare un elenco a discesa con Excel

Stai creando un test a crocette? Un sondaggio? Sei un insegnante che deve creare una verifica per i suoi allievi?
In qualunque di questi casi, Excel può aiutarti creando delle comode risposte multiple. Creare un elenco a discesa è il modo più semplice e personalizzabile che puoi adottare. 

Abbiamo raccolto alcune delle esigenze più comuni negli utilizzatori di Excel, e le abbiamo raggruppate qui.

In questa breve e semplice guida vedremo come creare un elenco a discesa:

• Da un altro foglio
• Con selezioni multiple
• Con un elenco a discesa basato su un criterio
• Con un elenco a discesa indipendente
• Senza ripetere item selezionati
• Con colori
• Da una tabella
• Con un elenco a discesa condizionale
• Con autocompletamento
• Con elenco a discesa dinamico (che si aggiorna automaticamente).

1) Creare un elenco a discesa da un altro foglio

• Prepara i dati: in un foglio di Excel, inserisci i valori che desideri appaiano nell’elenco a discesa.
• Definisci un nome: seleziona i valori, vai nella scheda Formule > Definisci nome, e crea un nome per l’intervallo di celle.

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In figura si vede come si sono scelte tra le possibili risposte “sì”, “no”, “forse” e “preferisco non rispondere”. Abbiamo deciso di rinominare questo intervallo “sì”.

• Crea l’elenco a discesa: Spostati nel foglio in cui vuoi che appaia l’elenco, seleziona la cella per l’elenco a discesa come nella figura qui sotto:

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• Ora vai a Dati > Convalida dati.
• Nella finestra Impostazioni, sotto “Criteri di Convalida”, seleziona “Elenco”. Dopo clicca nel campo “Origine” poco più sotto:

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• Nel campo “origine” puoi inserire il nome appena creato, preceduto dal simbolo =.
• Vedrai che ti compare la scelta tra le opzioni che hai impostato poco sopra. 

Elenco a discesa creato con successo!

Nota: con alcune versioni di Excel potresti non riuscire a reperire in nome creato (“sì”).

Non è un problema: vedrai che dopo aver cliccato nel riquadro “Origine” potrai selezionare manualmente le celle che contengono le tue risposte.

2) Creare un elenco a discesa con selezioni multiple: VBA

L’opzione di creazione di un elenco a discesa con selezioni multiple non è supportata in Excel, ma puoi usare VBA (Visual Basic for Applications).

Qui trovi la nostra guida sul codice VBA in Excel, in particolare per la creazione delle Macro.

Sembra difficile, ma non lo è! Almeno, non per creare un elenco a discesa.

Ecco i passaggi:

• Abilita lo sviluppatore: Vai a File>Altro>Opzioni>Personalizzazione barra multifunzione. Ora spunta la casella “Sviluppo”.
• Usa VBA: Vai nella scheda sviluppatore, clicca su “Visual Basic”, inserisci un nuovo modulo e scrivi uno script VBA che permetta selezioni multiple.
• Assegna il codice: Assegna questo script alla cella di interesse.

3) Creare un elenco a discesa indipendente

Un elenco a discesa indipendente è semplicemente un elenco che non dipende da altre selezioni o criteri.

• Dopo aver preparato i dati, crea l’elenco a discesa; 
• Seleziona la cella dove desideri l’elenco a discesa.
• Vai a “Dati” > “Convalida dati”.
• Nella scheda “Impostazioni”, seleziona “Lista” dal menu a tendina in “Consenti”.
• Nell’opzione “Origine”, seleziona il range di celle che contiene i dati.
• Clicca “OK” per creare l’elenco a discesa.

4) Creare un elenco a discesa che non ripeta item selezionati

Per creare un elenco a discesa che non ripeta gli item già selezionati, avrai bisogno di utilizzare formule di Excel per aggiornare dinamicamente l’elenco disponibile.

• Prepara i dati con le relative formule: Dovrai usare formule come SE, CONTA.SE, o funzioni che creino un elenco dinamico che escluda gli elementi già selezionati. Questo richiede una buona conoscenza delle formule di Excel.
• Crea l’elenco dinamico: Utilizza la validazione dati come nel primo caso, ma l’origine sarà la formula dinamica: questo escluderà gli elementi già selezionati.

5) Creare un elenco a discesa con colori

Per aggiungere colori agli elementi dell’elenco a discesa, devi usare la formattazione condizionale. Ecco come fare:

• Crea ubn elenco a discesa standard. Segui i passaggi del primo metodo per creare un elenco a discesa basico.

Applica la formattazione condizionale:

• Seleziona la cella o le celle con l’elenco a discesa.
• Vai a “Home” > “Formattazione condizionale” > “Nuova Regola”.
• Scegli il tipo di regola che desideri, come “Formatta solo celle che contengono” o “Utilizza una formula per determinare quali celle formattare”.
• Imposta i criteri e scegli il formato di colore che desideri applicare.
• Clicca “OK” per applicare la formattazione.

Per ognuno di questi metodi, i dettagli specifici e i passaggi possono variare leggermente a seconda della versione di Excel e delle tue esigenze specifiche. L’elenco che non ripete gli item selezionati è particolarmente complesso e potrebbe richiedere una conoscenza approfondita di Excel o la consulenza di guide più dettagliate o forum dedicati per implementazioni specifiche. La formattazione condizionale offre molte possibilità, ma richiede anche una pianificazione su come vuoi che appaiano gli elementi a seconda dei criteri definiti.

6) Creare un elenco a discesa da una tabella

Quando hai una tabella di dati e vuoi creare un elenco a discesa basato sui dati di quella tabella:

• Crea una tabella: Inserisci i dati e trasformali in una tabella. Seleziona i dati e vai su “Inserisci” > “Tabella”.
• Definisci un nome per la tabella: Dopo aver creato la tabella, dai un nome significativo alla tabella dalla scheda “Strumenti tabella”.

Imposta l’elenco a discesa:

• Seleziona la cella dove desideri inserire l’elenco a discesa.
• Vai a “Dati” > “Convalida dati”.
• Scegli “Lista” dal menu a tendina in “Consenti” e nell’opzione “Origine”, inserisci il nome della tabella o una formula che si riferisca alla colonna della tabella.

7) Creare un elenco a discesa condizionale

Un elenco a discesa condizionale cambia i suoi valori in base alle scelte fatte in un altro elenco a discesa:

• Prepara i dati: Crea due o più elenchi separati che rappresentano i diversi set di dati per ogni condizione.
• Crea il primo elenco a discesa: Utilizza la convalida dei dati per creare un elenco normale.
• Crea il secondo elenco a discesa condizionale: Utilizza la validazione dati dove l’origine è una formula che cambia in base alla selezione fatta nel primo elenco a discesa.

8) Creare un elenco a discesa con autocompletamento

Excel non supporta direttamente l’autocompletamento in un elenco a discesa, ma puoi semplificare l’inserimento dei dati tramite un trucco:

• Crea l’elenco a discesa standard: Segui i passaggi per creare un elenco a discesa da una tabella o un range di celle.
• Utilizza la funzione di filtro: Invece di selezionare direttamente dall’elenco a discesa, puoi digitare le prime lettere della tua scelta in una cella adiacente e usare il filtro per restringere le opzioni.

9) Creare un elenco a discesa dinamico

Un elenco a discesa dinamico si aggiorna automaticamente quando vengono aggiunti nuovi dati al range sorgente.

Ecco come fare:

• Prepara i dati dinamici: Inserisci i dati che vuoi nell’elenco in un’area del foglio di calcolo e assicurati che i nuovi dati vengano aggiunti in questo range.

Ora dovrai creare un nome dinamico:

• Vai a “Formule” > “Gestione nomi” e crea un nuovo nome.
• Utilizza la formula OFFSET per definire il range dinamico. La funzione OFFSET serve a restituire un riferimento a una cella o un intervallo di celle sfalsato rispetto a una cella specifica di un determinato numero di righe e colonne. 

Imposta l’elenco a discesa:

• Seleziona la cella per l’elenco a discesa e applica la validazione dati come prima, ma usando il nome dinamico come origine.

È tutto chiaro?

Qui sotto trovi il file che abbiamo usato per la prima modalità di creazione di un elenco a discesa, che puoi usare anche per sperimentare le altre modalità:

Hai incontrato qualche difficoltà? Forse è il momento di seguire un corso di Excel!