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Forecast (proiezioni & previsioni) in SAP Business One
La capacità di effettuare stime, proiezioni e previsioni sull’andamento futuro del business sono una componente fondamentale per la produttività e redditività dell’azienda.
Anche se saper creare un forecast è importante, spesso chi si trova alle prese con una previsione è in difficoltà: come integrare i molteplici set di dati aziendali per raggiungere l’obiettivo di una previsione accurata per i mesi o gli anni successivi?
In questa guida vedremo quali caratteristiche deve avere un buon forecast, quali sono i tipi di forecast, e come SAP Business One può aiutarci.
Le caratteristiche che deve avere un forecast
A differenza del bilancio, che registra dati effettivi (transazioni e quantità reali), il forecast è un insieme di dati relativi a previsioni e stime.
Nell’ambito aziendale, il forecast consente di prendere decisioni basate su dati previsti per il futuro.
Usualmente le proiezioni sono alcuni mesi in avanti (ad esempio si fa a fine del secondo e del terzo trimestre per calcolare quale è il risultato atteso nell’anno). L’obiettivo e la struttura del forecast sono simili a quelli del budget. Entrambi sono strumenti indispensabili per il controllo di gestione.
La principale differenza tra budget e forecast riguarda il periodo preso in esame: mentre il budget rappresenta una previsione normalmente per l’anno successivo, il forecast può riguardare vari orizzonti temporali (un giorno, una settimana, un mese e così via).
La struttura che solitamente assume un forecast è in 3 o 4 colonne.
La prima sono i valori dell’anno passato, la seconda il valore tendenziale dell’anno in corso, e la terza quella che dovrebbe ospitare la previsione per il periodo di tempo scelto. Se il forecast si svolge in una data successiva al 30 giugno, si può aggiungere alla tabella anche il valore a fine giugno.
Tipi di previsioni
Esistono vari modi per effettuare una previsione: alcuni utilizzano delle medie semplici mentre altri metodi più complessi possono considerare ad esempio aggiustamenti stagionali
1) Crescita lineare
2) Media mobile
3) Regressione lineare semplice
4) Regressione lineare mista
Il metodo lineare è uno dei metodi di previsione più semplici: i dati e le tendenze storiche dell’azienda aiutano a prevedere la crescita futura dei ricavi. Chiaramente, il presupposto è che la crescita avvenga in modo lineare.
Lo stesso presupposto è condiviso dal secondo metodo, quello della media mobile, che applicando il concetto matematico di media riduce l’impatto delle oscillazioni più forti. Di solito, il periodo preso in esame sono gli ultimi 3 – 6 mesi.
Si può fare il calcolo manualmente oppure servirsi della comoda funzione “MEDIA” su Excel.
Invece la regressione lineare è un calcolo molto utilizzato in statistica per prevedere nel tempo il comportamento di due variabili, una dipendente e una indipendente.
Facciamo un esempio pratico: per chi ha un’azienda, potrebbe essere comodo prevedere quanto gli investimenti in annunci pubblicitari (variabile indipendente) hanno un reale effetto sulle vendite (variabile dipendente).
Per farlo su set di dati non troppo ampi è possibile usare un’apposita funzione Excel, presente nei componenti aggiuntivi. Lo stesso vale per la regressione lineare multipla, che semplicemente contempla più variabili.
Come SAP Business One può aiutare con la creazione di un forecast
Il gestionale SAP semplifica la vita, anche solo perché è in grado di fornire dei dati immediatamente utilizzabili per le previsioni, senza bisogno di passare dai bilanci di contabilità.
Per creare un forecast con SAP Business One possiamo usare il modulo MRP (Material Requirements Planning), che ci consente di pianificare i fabbisogni di materiale per un processo di produzione o di approvvigionamento
Grazie a SAP Business One è possibile creare delle previsioni basandosi su dati storici di vendite, oppure inserendo manualmente le quantità previste. Queste previsioni possono poi essere utilizzate come una fonte aggiuntiva di dati per il calcolo della pianificazione MRP.
Per i forecast Business One ha una procedura guidata in 6 passaggi, l’MRP wizard.
È sufficiente selezionare il set di dati di proprio interesse (ad esempio, le vendite) e modellare i parametri. SAP creerà una previsione di vendite in automatico, senza bisogno di ricorrere a lunghi calcoli manuali – più suscettibili di errore.
Nel primo passaggio viene scelto quale è lo scenario (si può creare uno scenario nuovo o usarne uno esistente). Nel secondo passaggio viene definito l’orizzonte di pianificazione, Successivamente vengono scelti gli oggetti per i quali effettuiamo il forecast. Dopo scegliamo quali magazzini (Warehouse) vogliamo includere nel forecast. nel quinto passaggio (immagine qui sotto) scegliamo i dati di partenza. Infine nel sesto avremo i risultati.
I parametri di forecasting possono includere:
- Periodo di previsione (mensile, trimestrale, annuale)
- Metodo di previsione (ad esempio, medie mobili, medie ponderate, smoothing esponenziale)
- Orizzonte di previsione (il numero di periodi nel futuro per i quali si desidera effettuare la previsione)
- Articoli o prodotti per i quali si desidera creare le previsioni
Una volta definiti i parametri, è possibile generare le previsioni. In genere si tratta di selezionare gli articoli o i prodotti che si desidera prevedere e di specificare l’intervallo di tempo pertinente. Il sistema utilizzerà quindi il metodo di previsione selezionato per generare previsioni basate sui dati storici e gli altri fattori rilevanti.
Se siamo soddisfatti delle previsioni, è possibile utilizzare questi dati per vari scopi, tra cui ad esemio la pianificazione delle scorte, la programmazione della produzione e la pianificazione finanziaria. SAP Business One consente infatti di integrare le previsioni in altri moduli, come la gestione delle scorte e degli acquisti, per aiutarvi a prendere decisioni informate.
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