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Come leggere e organizzare i dati con Excel
Chi non si è mai trovato davanti a un file Excel pieno di dati, senza sapere nemmeno da che punto partire per analizzarne il contenuto?
Spesso sono dei file che ci inviano altri uffici o altri colleghi, che lavorano in modo differente ed utilizzando logiche distanti e differenti dal nostro lavoro quotidiano.
Per risolvere questa matassa ingarbugliata possiamo iniziare ad organizzare i dati in modo che risultino di semplice lettura in pochi passi.
Come prima cosa iniziamo a leggere le intestazioni di colonna, (cioè i nomi sopra le colonne) e ad evidenziarle in grassetto in modo che siano più leggibili.
Oppure, se le intestazioni non fossero presenti, proviamo noi ad assegnare dei nomi alle colonne inserendo una riga al di sopra dei dati.
Selezioniamo la prima riga, clicchiamo sul tasto destro del mouse e poi su Inserisci.
Questo passaggio è molto importante per poi creare successivamente dei raggruppamenti e utilizzare eventualmente le tabelle pivot.
Una volta chiarito il contenuto di ogni colonna, o almeno dei dati principali, possiamo iniziare a capire come sono strutturati i dati.
L’ordinamento dei dati ci può aiutare a trovarne la logica.
Ad esempio, se ci fossero delle date, potremmo ordinarle dalla più recente alla più vecchia, oppure il contrario. In un elenco di ordini potrebbe essere interessante visualizzare subito gli ordini arrivati nell’ultimo mese. O ancora, per fare un altro esempio, potremmo organizzare i dati per categoria ordinandoli per tipologia di prodotto.
Selezioniamo tutta la tabella con CTRL-A.
Poi, nel menu Home, clicchiamo il tasto in alto sulla destra Ordina e Filtra. Scegliamo Ordinamento personalizzato, e scegliamo la colonna che ci interessa, ad esempio Categoria.
Infine se necessitiamo di raggruppare i dati, sommarli, contarli vi consiglio l’utilizzo dei subtotali oppure delle tabelle pivot. Sono strumenti che possono essere utilizzati sia da utenti principianti, sia da utenti avanzati.
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