Cosa sono gli IDoc in SAP?

IDoc è l’acronimo dell’espressione inglese “Intermediate Documents” (documenti intermedi).

Si tratta di un formato standard per la codificazione delle informazioni. Permette di scambiare dati tra due sistemi SAP (ad esempio due mandanti dello stesso sistema, o due sistemi differenti) o tra un sistema ERP SAP ed un altro sistema ERP non SAP.

Nel caso il flusso di dati sia tra un sistema SAP ed uno non SAP è necessario anche utilizzare l’interfaccia EDI (Electronic Data Interchange).

In pratica un IDoc è semplicemente di un contenitore che può essere riempito di dati ASCII e permette il flusso delle informazioni tra due computer. Poichè il formato è ASCII il file può essere aperto, all’occorrenza, anche da un normale editor di testi.

Oltre ai dati stessi (chiamati in inglese Data Record) un IDOC è composto anche da delle informazioni di controllo (i cosiddetti “Control record” – informazioni come mittente, destinatario e definizione del numero e del tipo di IDOC) e da informazioni di status (“Status record”, che registrano i passaggi del documento nel sistema di origine ed in quello di destinazione e se ci sono errori).

I dati possono essere sia di tipo transazionale (ad esempio degli ordini di vendita) sia informazioni provenienti dal Master Data.

Il campo IDoc Type (tipo di IDoc) definisce come devono essere interpretati dal sistema i dati contenuti nel documento. Ad esempio l’IDoc type “MATMAS01” segnala che stiamo trasferendo informazioni relative al Material Master Data.

La struttura dei dati nel data record rimane sempre la stessa, indifferentemente dal tipo di IDoc e dai dati contenuti. Vengono usati dei segmenti di lunghezza standard, una parte iniziale che definisce la tipologia dei dati seguita da una parte con una lunghezza standard di 1000 caratteri con i dati stessi. Ovviamente i dati possono continuare su varie linee.

Nella terminologia di SAP vengono chiamati “Outbound” gli IDoc generati dal nostro sistema ed “Inbound” quelli in entrata.

Per ciò che riguarda l’EDI (Electronic Data Interchange) si tratta semplicemente di uno standard per lo scambio di dati. Una interfaccia (chiamata anche “componente”, o “sottosistema”) permette di mettere in comunicazioni sistemi SAP e non SAP “traducendo” gli IDoc in un formato EDI. Questa interfaccia non è sviluppata da SAP.

E’ possibile adattare gli IDoc alle nostre necessità. Si tratta di un tipico lavoro di “customizing” (personalizzazione del sistema alle esigenze dell’impresa). Si possono ad esempio creare filtri sia in ingresso che in uscita, o creare delle regole di conversione per sostituire i valori presenti in uno o più campi del documento.